Благодарственная запись в трудовой книжке образец. Как внести запись о награждении в трудовую книжку. Учимся правильно вносить в трудовую книжку запись

Трудовая книжка содержит раздел, в котором делаются записи обо всех трудовых достижениях сотрудника. Он очень важен с точки зрения определения статуса работника и его вклада в развитие предприятия. Так как стандарта заполнения как такового не предусмотрено, о том, как правильно внести запись о награждении в трудовую книжку, мы расскажем в данной статье.

О чем делаются записи

Какие награждения вносятся в трудовую книжку, четко указано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек . Они предусматривают, что в книжку вписываются сведения о награждении работника:

Государственными наградами.
Наградами, полученными за вклад в деятельность данной организации (благодарностью, почетной грамотой или знаком, дипломом и пр.).
Персональными денежными премиями, установленными в соответствии с коллективным договором.
Ведомственными наградами.

Регулярные премии, которыми сотрудники награждаются на основании принятого в организации нормативного акта об оплате труда, в трудовую книжку не вносятся.

В этот раздел также включается информация о присвоении сотрудникам почетных званий. Это особенно важно с той точки зрения, что их присвоение, так же, как и награждение некоторыми ведомственными наградами, происходит последовательно: от менее значимого к более почетному. Поэтому сведения о любом таком поощрении требуют документального подтверждения. Пример – награждение грамотами местных, региональных и центральных органов власти.

Заполнение трудовой книжки необходимо выполнять только после того, как в кадровую службу поступит официальный документ, в котором будет указано о поощрении данного конкретного работника.

Инструкция не предусматривает точных сроков внесения записей о поощрениях в трудовые книжки, за исключением случаев с госнаградами. Записи о поощрениях, полученных работником в данном учреждении (организации), необходимо сделать не позднее одной недели после подписания приказа.

Основания для внесения записей

Как правило, наградной материал на сотрудников, которые представляются к награждению орденами, медалями, почетными знаками и другими серьезными наградами, подготавливается в кадровых службах. Они готовят соответствующие ходатайства, осуществляют заполнение наградных листов, готовят для представления в вышестоящие организации характеристики и иные документы, отражающие достижения работника. На их основании и принимается окончательное решение о награждении, о чем сообщается в специально изданном приказе.

Как производится запись

Инструкция определяет, каким образом можно занести запись о награждении в трудовую книжку сотрудника. Рассмотрим алгоритм данного действия:

Пишем полное наименование учреждения (организации), для этого можно также использовать штамп.
В 1-й графе проставляем порядковый номер записи по нарастающему счету только для раздела «Сведения о награждениях».
В 3-й графе указываем, кем сотрудник был награжден, и вносим конкретные сведения о наградах. Здесь же необходимо кратко указать, за что именно был награжден работник (можно использовать текст из ходатайства или приказа).
В 4-й графе следует точно указать название и реквизиты документа, который является основанием для внесения данной записи в трудовую книжку. Как правило, это приказ организации.

При отсутствии места для записей в разделе «Сведения о награждениях» категорически запрещается доклеивать в книжку пустые листы. Если раздел полностью заполнен, допускается сделать вкладыш. Он имеет такую же правовую силу, как и весь документ, и на нем можно отражать все виды поощрений (награждение медалью или орденом, объявление благодарности, вручение премии и т.д.), которых был удостоен сотрудник.

Очень часто к недобросовестно исполняющим трудовые обязанности работникам применяются меры дисциплинарного взыскания. Но работодателю нельзя забывать, что не последнюю роль в стимулировании к качественному труду играет моральное и материальное поощрение работников. В главе 44 ТК РФ, содержащей положения о дисциплине труда, имеется лишь одна статья, связанная не с дисциплинарными взысканиями, а с поощрениями за добросовестный труд. В статье рассмотрим, как можно поощрить работника и какие документы при этом оформляются.

Виды и основания поощрений

За добросовестное исполнение работниками своих трудовых обязанностей ст. 191 ТК РФ установлены следующие виды поощрений:

благодарность;
премия;
ценный подарок;
почетная грамота;
звание «Лучший по профессии».

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка могут быть предусмотрены другие виды поощрений работников за труд. Также поощрения могут устанавливаться федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.

За безупречную и эффективную службу гражданских служащих одновременно применяются, например, такие виды поощрения и награждения:

объявление благодарности с выплатой единовременного поощрения;
награждение почетной грамотой государственного органа с выплатой единовременного поощрения или с вручением ценного подарка;
иные виды поощрения и награждения, принятые в государственном органе;
выплата единовременного поощрения в связи с выходом на государственную пенсию за выслугу лет и др. (ст. 55 Федерального закона от 27.07.2004 № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» ).

А дисциплинарным уставом органов внутренних дел РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 14.10.2012 № 1377 , за добросовестное выполнение служебных обязанностей, достижение высоких результатов в служебной деятельности, а также за успешное выполнение задач повышенной сложности в отношении сотрудников ОВД помимо перечисленных в ст. 191 ТК РФ применяются следующие меры поощрения:

занесение фамилии сотрудника в книгу почета или на доску почета МВД, его территориального органа либо подразделения;
награждение ведомственными наградами;
досрочное присвоение очередного специального звания;
присвоение очередного специального звания на одну ступень выше специального звания, предусмотренного по замещаемой должности в органах внутренних дел;
награждение огнестрельным или холодным оружием;
досрочное снятие ранее наложенного на сотрудника дисциплинарного взыскания.

Государственные награды

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Порядок представления и виды наград установлены 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации» . Существуют следующие виды государственных наград:

звание Героя РФ, Героя труда РФ;
ордена РФ;
знаки отличия РФ;
медали РФ;
почетные звания РФ.

К сведению

Награжденным государственными наградами также предоставляются меры социальной поддержки, установленные Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 (лечение в стационарах, госпиталях, больницах, бесплатное обеспечение лекарствами, освобождение от оплаты жилья и т. д.).

Одной из форм поощрения граждан РФ за заслуги перед государством, воинскую доблесть, достижения в области обеспечения законности, правопорядка, общественной безопасности, защиты прав и свобод человека и гражданина является награждение оружием.

Так, согласно Положению о Министерстве внутренних дел Российской Федерации , утвержденному Указом Президента РФ от 01.03.2011 № 248 , в системе МВД создаются специальные фонды огнестрельного и холодного оружия для награждения сотрудников ОВД, военнослужащих внутренних войск, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД, сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников ФМС, а также других лиц, оказывающих содействие в выполнении задач и осуществлении полномочий, возложенных на МВД и ФМС.

Решение о награждении государственной наградой принимает Президент РФ на основании представления и предложения Комиссии при Президенте РФ по государственным наградам. Ходатайство о награждении государственной наградой возбуждается по месту основной (постоянной) работы лица, представленного к государственной награде коллективами организаций, государственными органами или органами местного самоуправления.

Премиальные выплаты

Поощрение в любой форме будет мотивировать работника на дальнейшую плодотворную трудовую деятельность, но наиболее действенным и распространенным, конечно же, является поощрение, сделанное в денежной форме, - премия. Премия относится к стимулирующим выплатам - составной части заработной платы (ст. 129 ТК РФ ). Данные выплаты направлены на стимулирование работника к достижению высоких результатов труда, а также поощрение за выполненную работу.

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2007 № 818 к стимулирующим отнесены выплаты:

за интенсивность и высокие результаты работы;
за качество выполняемых работ;
за стаж непрерывной работы, выслугу лет;
премиальные выплаты по итогам работы.

Выплаты стимулирующего характера производятся по решению руководителя учреждения в пределах бюджетных ассигнований на оплату труда работников, а также средств, полученных от приносящей доход деятельности, направленных учреждением на оплату труда работников.

Конкретный размер премии может определяться как в процентах к окладу работника, так и в абсолютном размере.

Согласно ч. 2 ст. 135 ТК РФ стимулирующие выплаты устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права. При этом локальный нормативный акт, предусматривающий стимулирующие выплаты, должен приниматься с учетом мнения представительного органа работников (ч. 4 ст. 135 ). Таким документом, как правило, является положение об оплате труда или о премировании работников. При этом работники должны быть ознакомлены с данным документом до подписания трудового договора.

Отметим, что с 01.01.2013 согласно изменениям п. 5 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений , утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 , размеры и условия осуществления выплат стимулирующего характера устанавливаются с учетом разрабатываемых в учреждении показателей и критериев оценки эффективности труда работников.

Обратите внимание

На сегодня методические рекомендации по разработке показателей эффективности утверждены приказами Минтруда РФ от 01.07.2013 № 287 , Минздрава РФ от 28.06.2013 № 421 и Минкультуры РФ от 28.06.2013 № 920 .

Выплата работникам премий за добросовестный труд осуществляется на основании приказа руководителя. Решение о премировании руководитель может принять как самостоятельно, так и на основании представления руководителя структурного подразделения. Приказ может быть издан для премирования одного работника или нескольких, объявляется работникам под роспись.

Здесь возникает вопрос: если всем работникам организации выплачивается, например, квартальная или годовая премия по итогам работы, предусмотренная положением об оплате труда, нужно ли ознакомить с приказом всех работников и как? Несмотря на то, что Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты , утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 , установлена обязанность ознакомить работников с приказом о премировании под роспись, считаем, что в подобных ситуациях делать это не обязательно, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ работодатель извещает всех работников в письменной форме о всех составных частях заработной платы.

Подарки работникам

Вручение подарков также является одним из эффективных стимулов для работников. Речь идет не только о ценных подарках, вручаемых персонально за трудовые заслуги, но и о подарках, приуроченных к праздничным датам 8 марта, 23 февраля, юбилею, выходу на пенсию и т. п. Применяя такое поощрение, следует помнить: в силу п. 28 ст. 217 НК РФ , если стоимость подарка, полученного один раз в течение года, более 4 000 руб., с той части, которая превышает данную сумму, работнику придется уплатить НДФЛ (письма Минфина РФ от 22.11.2012 № 03‑04‑06/6‑329 и от 13.03.2009 № 03‑04‑06‑01/59 ). Данную сумму работодатель удерживает из зарплаты работника (п. 4 ст. 226 НК РФ ).

Чтобы затраты на приобретение подарков для персонала, связанных не с праздничными датами, а с производственными результатами, высокими достижениями в труде, и иные подобные выплаты учитывались в расходах по налогу на прибыль, в трудовых договорах с работниками должно быть условие о том, что на них распространяется система поощрений, действующая в организации. Такое разъяснение дает Минфин в Письме от 22.04.2010 № 03‑03‑06/2/79 .

Что касается подарков на праздничные даты, Минфин неоднократно разъяснял, что такие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль, поскольку они не связаны с производственными результатами работников (см., например, Письмо от 21.02.2011 № 03‑03‑06‑01/59 ).

Выдача подарков также оформляется приказом о поощрении работника (работников) по форме Т-11 или Т-11а и ведомостью на выдачу подарков. Поскольку унифицированной формы такой ведомости нет, ее можно разработать самостоятельно. Приведем пример (см. стр.).

Иные поощрения

Также довольно распространенными видами поощрения являются объявление благодарности, награждение почетной грамотой или почетным знаком. Эти поощрения не требуют от организации никаких материальных затрат, не только мотивируют работника к дальнейшей трудовой деятельности, но и способствуют его продвижению по карьерной лестнице.

Благодарность объявляется работнику путем издания распорядительного акта (приказа, распоряжения, решения) работодателя, как правило, в торжественной обстановке. Таким же образом работнику вручается грамота или нагрудный знак и т. д.

Особо отличившимся сотрудникам может быть присвоено звание «Лучший по профессии» по результатам объявленного конкурса. При этом работник должен иметь соответствующий стаж работы. Проведением таких конкурсов занимаются определенные органы исполнительной власти, например конкурс на лучшего по профессии среди медицинских работников организует министерство здравоохранения субъекта, среди работников ОВД - министерство внутренних дел и т. д.

Звание «Лучший по профессии» может сопровождаться вручением грамоты, нагрудных знаков, подарков и др.

Муниципальное лечебно-профилактическое учреждение

«Областная поликлиника»

28.08.2013 г. Киров

Ведомость № 9

выдачи подарка к юбилейной дате

Ведомость составил бухгалтер Копейкина С. В. Копейкина

Оформляем документы

Остановимся на процедуре оформления поощрений. Начинается она с подачи представления руководителем структурного подразделения или другим уполномоченным должностным лицом (руководителем кадровой службы). Форма и содержание представления произвольны, могут устанавливаться локальными нормативными актами. Представление направляется руководителю организации либо другому лицу, уполномоченному поощрять работников.

В представлении указываются фамилия, имя, отчество, должность и место работы (структурное подразделение) представляемого к поощрению, уровень квалификации, основания применения поощрения и его вид. В необходимых случаях указываются стаж работы в конкретной организации и общий профессиональный стаж. В представлении можно предусмотреть состав должностных лиц, которые согласуют поощрение работника, и последовательность такого согласования. Например, главный бухгалтер может подтвердить наличие денежных средств на поощрение, а кадровик - сведения о работнике. Порядок визирования может устанавливаться локальным нормативным актом. Приведем пример представления к поощрению.

ГУ НПО «Факел» Директору

В. М. Маркину

Представление Отделу кадров

от 26.08.2013 № 14 подготовить к 30.08.2013 приказ ,

г. Волгоград бухгалтерии оформить и начислить

премию в размере 10 000 руб.

О поощрении

28.08.2013, Маркин

Михайлов Виктор Иванович занимает должность главного конструктора с 12.01.2008. За время работы проявил себя как грамотный специалист. В течение работы два раза проходил повышение квалификации, что подтверждается документами установленного образца.

Михайлов В. И. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативный и исполнительный. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет.

За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михайлову В. И. благодарность и выдать денежную премию.

Заместитель директора

по кадровым вопросам Ковалева /М. Н. Ковалева/

Главный бухгалтер Максимова, /В. А. Максимова/

27.08.2013

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о поощрении по унифицированной форме Т-11. В приказе указывают фамилию, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессию), структурное подразделение, далее - мотив поощрения (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, добросовестный труд, юбилей и т. д.) и вид поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.). Работника знакомят с приказом под роспись. Содержание приказа может доводиться до сведения всего коллектива.

На основании приказа сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника унифицированной формы Т-2.

Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ), установлено, что в трудовые книжки вносятся сведения:

О награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

О награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями, и присвоении званий;

О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Обратите внимание

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил ).

Согласно п. 10 Правил основанием для записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является специальный приказ (распоряжение). Запись вносится не позднее недельного срока и должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Приведем образец.

№ записи	Дата			Сведения о награждении (поощрении)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год	Сведения о награждении (поощрении)
1	2			3	4
				Государственное учреждение
				научно-производственное
				объединение «Факел»
				(ГУ НПО «Факел»)
1	02	09	2013	Объявлена благодарность	Приказ
				директора ГУ НПО «Факел»	от 30.08.2013
				и выдана премия за добросовестное	№ 31‑к
				исполнение трудовых обязанностей
				и высокий профессионализм.

«Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных, казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в этих учреждениях».

«О Методических рекомендациях по разработке органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления показателей эффективности деятельности подведомственных государственных (муниципальных) учреждений социального обслуживания населения, их руководителей и работников по видам учреждений и основным категориям работников».

«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления показателей эффективности деятельности подведомственных государственных (муниципальных) учреждений, их руководителей и работников по видам учреждений и основным категориям работников».

«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления показателей эффективности деятельности подведомственных учреждений культуры, их руководителей и работников по видам учреждений и основным категориям работников».

Трудовая книжка – это официальный документ, который хранит сведения о трудовой деятельности человека. Он имеет раздел, включающий все виды поощрений и награждений сотрудника. Перед тем, как внести запись о благодарности в трудовую книжку, необходимо знать, что поощрение в виде благодарности можно объявить работнику за определенные действия, которые нужно четко прописать в локальном акте предприятия.

Работодатель должен понимать, за какие заслуги следует объявить работнику благодарность. К таким достижениям можно отнести:

увеличение уровня производительности}
активное участие в мероприятиях, которые имеют значение для фирмы}
улучшение производственных показателей}
с успехом реализованный масштабный проект}
наставничество}
проявление инициативы и реализация собственных предложений.

Нужен ли приказ?

Согласно законодательству, благодарность в трудовую книжку записывается на основании приказа. Он должен содержать полную информацию о том, кому и за какие достижения была объявлена благодарность. Запись в трудовой книжке должна полностью соответствовать тексту приказа.

Все записи о награждениях и поощрениях вносятся на основании общепринятых правил. В первую графу раздела «Сведения о награждениях» вносится номер по порядку, во вторую – дата, когда было произведено награждение. В третьем столбце указывается полное наименование фирмы, а также кто был награжден, по каким причинам и какой наградой. В четвертой графе делается ссылка на документ, который подтверждает необходимость награждения, фиксируются его реквизиты.

Как сделать запись в трудовую книжку об объявлении благодарности

Кадровик должен знать, что, делая запись о поощрениях, необходимо указывать их виды:

поощрения в коллективе, которые применяются в связи с успехами в труде}
поощрения, предусмотренные уставом и связанные с успехами фирмы.

Чтобы запись в трудовой книжке была сделана по всем правилам, необходимо также отметить дополнительные сведения о награждении:

государственные награды, звания, которые присваиваются на основании указов и прочих документов.
грамоты и дипломы, присвоение званий и награждения нагрудными знаками.
другие поощрения.

В том случае, когда работодатель по каким-то причинам не отобразил факт поощрения в трудовой книжке, работник может требовать, чтобы эта ошибка была устранена.

Чтобы вписать в трудовую книжку данные об объявлении благодарности, необходимо иметь для этого документальное основание. Представление к поощрению, как правило, имеет вид служебной или докладной записки, в которой указаны все обстоятельства. Этот документ является основанием для создания приказа. Работодатель должен поставить свою подпись на записке, в некоторых организациях требуется подпись нескольких сотрудников.

Кадровик должен знать правила заполнения трудовой книжки о благодарности, чтобы избежать ответственности за неправильное ведение документа. В этом случае он будет нести дисциплинарную или административную ответственность.

В трудовой книжке зафиксированы все важные события в профессиональной деятельности человека. В неё записываются сведения о приеме на работу, увольнении, перемещении на новую должность, отражается перевод на другую работу, переход на государственную службу. Один из разделов трудовой книжки посвящен производственным успехам работника. Руководители ценят хороших сотрудников, стараются поощрить их трудовые достижения. Информация о поощрении за добросовестный труд, отражается в разделе «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Как правильно сделать запись? Приведем образец.

Нормативные документы

Для правильного внесения информации в трудовую книжку следует ознакомиться с документами, утвержденными Правительством РФ. К ним относятся:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Документ утвержден 16 апреля 2003 года Постановлением Правительства РФ № 225.
Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утверждена 10 октября 2003 года Постановлением Правительства РФ № 69.

Эти документы обязательны к использованию всеми организациями, предприятиями и индивидуальными предпринимателями страны.

Значение поощрений

Выполняя свои основные обязанности на рабочем месте, человек получает вознаграждение в виде заработной платы. Поощрения применяются в качестве дополнительного стимулирования производственных достижений. Публично отмечая производственные достижения, руководитель побуждает коллектив к ответственному отношению к работе, выполнению поставленных задач, соблюдению трудовой дисциплины.

Перечень поощрений

Согласно статье № 191 Трудового Кодекса РФ, поощрения работника за трудовые достижения может выражаться в виде:

объявления благодарности;
вручения грамоты;
выдачи премии;
вручения ценного подарка;
присвоения почетного звания.

В некоторых отраслях применяют и другие формы поощрения работников. Они установлены коллективными договорами, положениями, уставами. Работникам присваивают звания «Почетный железнодорожник», «Почетный работник морского флота», «Почетный полярник». Внутренними регламентами организации, в качестве поощрения за достижения в труде устанавливают дополнительные премии, льготы при выдаче путевок, оплату обучения работников.

Виды награждений

Перечень поощрений, которые отмечают в трудовой книжке, включает:

награды, почетные звания за заслуги перед государством;
почетные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы, грамоты работодателя;
другие виды поощрений, согласно законам РФ, коллективным договорам и другим внутренним документам предприятия, организации.

Записывают в трудовой книжке только поощрения, отраженные в официальных документах. Например, запись в трудовую о награждении почетной грамотой может быть сделана только после подписания руководителем соответствующего приказа. Поощрить сотрудника можно и хорошими словами на общем собрании, и хвалебной статьей в газете, и просто аплодисментами. Но эти поощрения не будут основаниями для занесения в трудовую книжку.

Читайте также Где искать архив трудовых книжек

Записи о взысканиях и наказаниях в трудовую книжку не заносятся. Не отражается и информация о премиях, входящих в оплату труда.

Запись в трудовую книжку о награждении

Информация о награждении записывается в раздел «Сведения о награждениях» в установленном порядке:

В верхней строке в виде заголовка в графе 3 указывается полное наименование организации. Если существует сокращенное наименование, его также нужно указывать в 3 графе.
Строкой ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи. Эта нумерация ведется на протяжении всей трудовой деятельности человека, при вручении поощрений в других организациях не прерывается.
В графе 2 проставляется дата награждения.
В графе 3 указывается организация, наградившая работника, заслуги получателя и вид вознаграждения.
В 4 графе раздела записывается номер и дата документа, на основании которого проводится награждение.

Информацию заносят ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Вместо записи о наименовании организации можно использовать штамп. Не разрешено сокращать слова.
Записи о награждениях должны быть сделаны в недельный срок с момента подписания приказа. В случае увольнения сотрудника, вся необходимая информация заносится в трудовую книжку в день увольнения.

Кроме записи о награждении в трудовой книжке, сведения о поощрении отмечают в личной карточке работника формы Т-2. Этот документ хранит информацию о сотруднике и его трудовой деятельности на предприятии.

Значение записи

Лица, заслужившие государственные награды, получают материальные и социальные привилегии согласно законодательству. Это могут быть надбавки к пенсионным выплатам, льготы при коммунальном, медицинском обслуживании, бесплатный проезд.

Награды отдельных ведомств необходимы при получении звания «ветеран труда». Граждане, имеющие такое звание, получают социальные льготы согласно законодательствам субъектов Российской Федерации.

Запись о поощрении может повлиять на решения о принятии на работу, об ответственности за дисциплинарный проступок. При продвижении вверх по карьерной лестнице успех складывается из мелочей.

Бывает и так, что кадровики вписывают лишние сведения: о премировании, благодарностях без обоснования . В статье подробно рассмотрим, когда нужно делать запись. Какие поощрения лучше оставить без внимания, а какие отражать в трудовой книжке обязательно? Как правильно отразить награду ? Нужны ли для записи обоснования?

Какие награды записывают?

Раздел «Сведения о награждениях» содержит всю информацию о трудовых подвигах человека . Запись делается на основании трудовых книжек, где конкретно прописано, какие награды должны быть отражены в документах сотрудника.

В трудовую книжку непременно вносятся :

Получение государственных наград.
Награды от имени организации, где трудится человек. В основном объявляют благодарность, вручают почетные грамоты, присуждают звания лучшего по профессии. Также могут быть вручены различные знаки отличия, значки, дипломы.
Правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором организации в частном порядке могут быть учреждены свои награды, получение которых также отражают в трудовой книжке.

Регулярные премии, иные денежные поощрения, предусмотренные Положением об оплате труда, не вносят .

Они не выражают исключительность трудовых подвигов сотрудника, выплачиваются на основе системы оплаты.

Ведомственные награды наиболее существенны для работника.

Они в будущем позволяют претендовать на более высокие звания. Но государственные и ведомственные награды всегда требует поступательного движения.

То есть, получить Почетную грамоту от Министерства РФ проблематично, пока сотруднику не вручат такую же грамоту либо Благодарность от Министерства субъекта, где он проживает. А для него, в свою очередь, сотрудник должен быть награжден на уровне района, города.

То же самое и со званиями. Без «Заслуженного» не дадут «Народного». Исключения бывают, но редко.

Когда вносится запись?

Любая награда имеет свое документальное подтверждение . Обычно это приказ либо письмо. Запись в трудовую книжку вносится только после того, как на руках окажется документ, где написано, что конкретному сотруднику объявлена Благодарность, выдана премия, вручена Почетная грамота.

До тех пор, пока приказ не дошел до отдела кадров , хоть сотрудник уже успел получить саму награду, сведения в трудовую не заносятся.

Тем более в Инструкции не определен срок внесения записи. Там рассмотрен лишь конкретный случай, относящийся к наградам работодателя. Сведения о поощрениях от учреждения заносят в течение недели после издания соответствующего приказа. Все остальное не регламентировано. Но целесообразнее делать запись в разумный срок , а не тянуть долго.

Наградной материал и основания для внесения

Обычно для получения Почетных грамот, Благодарностей, Знаков отличия, в общем любых серьезных наград (ордена Александра Невского) отделу кадров приходится серьезно поработать.

Они готовят документы:

В каждом конкретном случае составляется свой пакет документов. В положение к награде прописано все, что требуется при выдвижении соискателей.

Рассмотрев поданные документы, вышестоящая организация решает, достоин ли работник искомой награды. Свой вердикт она оформляет в виде приказа , которая в последующем станет основанием для вручения награды, перечисления премии, внесения записи.

Инструкция

Как сделать запись? определяет, как именно вносится запись в трудовую книжку сотрудника.

Перед тем, как сделать саму надпись, указывают наименование организации . Желательно прописывать полное, сокращенное наименование ручкой. Но проставление штампа также не противоречит требованиям.

Первая графа предназначена для ведения нумерации записей . Она не перекликается с разделом «Сведения о работе» и начинается с единицы. При внесение следующей записи уже в другой организации цифры идут по нарастающей и нигде не прерываются.

Графа 3 содержит сведения о том, кем был награжден работник, какое звание/награду он получил . Также следует указать, за что дается та или иная награда. То есть прописываются достижения работника.

Придумывать ничего не нужно. Готовя наградные документы, отдел кадров пишет ходатайство, в котором обосновывает свою просьбу о вручение награды человеку его достижениями.

Н-р, за многолетний труд в сфере строительства. В приказе о вручении награды обоснование продублируют . Кадровику остается лишь переписать данные из документа.

В графе 4 прописывают название, реквизиты документа , на основании которого делали запись. При этом стоит писать не просто слово приказ, а с указанием конкретной организации (н-р, Приказ Министерства здравоохранения).

Если отсутствует место

Раздел о наградах заполнен. Что делать?

Приклеивать пустые листы, делать запись в «Сведениях о работе», на обложке недопустимо .

Единственный выход – завести . Даже если в нем будет всего одна запись о вручение награды от работодателя, вкладыш необходим.

На практике многие кадровики забывают делать записи о поощрениях, либо не принимают их всерьез. Но их действия неправомерны .

Любые поощрения, будь то объявление Благодарности, вручение Почетной грамоты, обязательно должны отражаться в соответствующем разделе Трудовой книжки. Об этом ясно сказано в соответствующей инструкции.

Еще следует помнить, что при увольнении раздел о наградах закрывают печатью организации и подписью кадровика по аналогии с разделом о работе.

При упущениях кадровика, сотрудник вправе потребовать сделать необходимую запись. И работодатель не сможет ему отказать , не нарушая закон.