Приказ направлении работника в командировку. Приказ о командировочные расходы. Размер суточных устанавливается организацией

Приказ на командировку (форма Т-9, Т-9а) – распорядительный документ, направляющий сотрудника организации в командировку. Если возникает необходимость отправить сотрудника в командировку, то прежде всего нужно составить соответствующий приказ. Минфином разработаны унифицированные формы Т-9 для одного сотрудника и Т-9а для группы сотрудника, проще всего будет воспользоваться именно этими бланками. Скачать бланки форма Т9 и Т9а можно в конце статьи.

Как составить приказ на командировку? Рассмотрим заполнение приказа на примере оформления командировки одного сотрудника по форме Т9.

Образец заполнения приказа на командировку (форма Т-9)

В унифицированной форме Т-9 все продумано, поэтому заполнение данного бланка не вызовет никаких затруднений. Рассмотрим основные данные в документе:

Ставим дату оформления приказа, присваиваем ему индивидуальный номер. Также вверху бланка не забываем указать наименование организации и его ОКПО.
В теле приказа указываем персональные данные работника, направляемого в командировку: ФИО, должность, структурное подразделение, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
Указываем информацию о месте направления сотрудника, то есть в какой населенный пункт отправляется командируемый и в какую организацию.
Сроки командировки указываются цифрами, первый день командировки - это день отъезда из населенного пункта постоянного места работы, последний день - это день приезда в место постоянной работы.
Цель командировки прописываем в зависимости от , выданного работнику.
При необходимости заполняем строку «командировка за счет средств», указываем источник финансирования командировки.

Как правило, руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, составляется служебное задание, которое приводится в приказе на командировку в строке «основание». Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Пример оформления приказа на командировку сотрудника

Довольно часто предприятия и организации отправляют своих сотрудников в командировки по служебной необходимости. Это может быть связано с обменом опытом, межведомственной кооперацией, выполнением различных договорных обязательств и т. д. Вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются главой 24 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Здесь отражено само понятие такой поездки с производственной или другой необходимостью, вопросы возмещения работникам расходов на эти цели, гарантии сохранения рабочего места (должности).

Унифицированная форма Т 9 представляет собой приказ по предприятию или организации о направлении работника в командировку. Следует отметить, что с начала 2015 года в законодательном порядке произошла отмена ранее действовавших командировочных удостоверений и служебных заданий (подп. е п. 2 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). С августа 2015 года отпала необходимость вести журнал учета отправляемых в командировки работников (п. 3 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

В настоящее время унифицированная форма Т 9 приказа с прилагаемым авансовым отчетом, включающим все расходные документы, связанные с выполнением служебного задания руководства предприятия - это единственные документы, подтверждающие направление работника в командировку. Бланк такого приказа заполняется специалистом кадровой службы.

Унифицированная форма Т 9 используется и индивидуальными предпринимателями для направления своих наемных работников в служебные командировки.

Образец заполнения унифицированной формы Т 9

Бланк приказа о направлении работника в служебную командировку должен быть заполнен без ошибок и включать все необходимые данные для бухгалтерского расчета. С целью недопущения погрешностей рассмотрим образец заполнения формы.

Заполненный бланк унифицированной формы Т 9 приказа о направлении работника в командировку включает следующие данные:

наименование организации указывается в верхней части формы;
ОКПО;
номер и дата составления оформляемого приказа;
табельный номер и ФИО командированного;
название структурного подразделения, если есть;
указание занимаемой должности;
место назначения командировки;
период времени командировки в календарных днях с расшифровкой дат начала и окончания поездки;
цель, которая должна быть достигнута в процессе командировки;
за счет каких средств финансируется командировка;
основания для направления работника в командировку;
подпись руководителя предприятия или организации;
подпись командированного специалиста об ознакомлении с приказом.

Образец заполнения демонстрирует, как вводить данные.

Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:

письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.

Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.

Как заполнить форму Т-9

Форму Т-9 можно скачать на нашем сайте:

В форме Т-9 отражается следующая информация:

Название организации или ИП, код ОКПО.
Номер и дата приказа.
Ф. И. О. командируемого, его табельный номер, должность, при необходимости — название подразделения, где он работает.
Место направления в командировку: страна, название населенного пункта, наименование организации.
Количество дней командировки, даты ее начала и окончания.
Цель командировки (служебное задание) — обязательно должна быть указана, т.к. от этого зависит учет произведенных на поездку затрат. Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования. Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья, используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
Источник средств, из которых будет оплачена командировка. Чаще всего, это средства самой командирующей организации или ИП. Но допустим, если в командировку от аудиторской фирмы едет аудитор, а расходы по его поездке по условиям договора об аудите берет на себя проверяемая организация, то источником средств будет указана эта организация. Этот пункт также важен для бухгалтера, т. к., скажем, в приведенном примере расходы по поездке аудитора не могут быть отнесены к затратам командирующей фирмы, а должны учитываться как перевыставляемые другому юрлицу.
Основание для командировки. Этот пункт может быть незаполненным, если решение о поездке принято непосредственно руководителем фирмы или ИП. Но если инициатором поездки явился сам командируемый или руководитель подразделения, в котором он работает, то по этому поводу сотрудники обычно обращаются к руководству фирмы со служебной запиской, реквизиты которой и будут отражены в этой строке формы Т-9.
Должность и подпись (с расшифровкой) руководителя фирмы или ИП.
Подпись командируемого работника и дата ознакомления его с приказом.

О том, каким может быть размер суточных и как это отражается на начислении на них НДФЛ и страховых взносов, читайте в статье

Из данной статьи вы узнаете, как правильно оформить командировку работнику в 2016 году

28.01.2016

Приказ о направлении в командировку

Чтобы направить работника в командировку необходимо письменное решение работодателя. На практике такое решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить на унифицированном бланке по форме Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Либо компания вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом за основу она может взять унифицированный бланк и добавить в него необходимые поля.

В приказе о направлении работника в командировку необходимо указать задание, которое работник должен выполнить в служебной поездке.

Имейте в виду: вместе с приказом можно также оформить командировочное удостоверение. Однако с 8 января 2015 года это не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595).

Образец приказа о направлении работника в служебную командировку

Служебная записка

Ознакомившись с приказом, работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему подотчетный аванс. В ней он указывает предпочтительный способ получения денег, сумму. Если работник просит перечислить ему деньги на банковскую карту, в служебной записке он пишет реквизиты своей банковской карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Запрашиваемая сумма включает деньги на проезд и согласованные с руководителем «иные расходы». После получения визы руководителя, бухгалтерия выдает (перечисляет) аванс на командировку.

Журнал учета командированных работников

Если есть необходимость, компания не обязана, но вправе вести журнал учета работников, выбывающих в командировки. Если компания использует журнал учета, то в день отъезда сотрудника в командировку в нем делаются соответствующие записи.

Форма журнала учета командированных работников утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Авансовый отчет

После возвращения из командировки работник оформляет авансовый отчет и прилагает к нему документы, подтверждающие понесенные расходы и срок пребывания в командировке.

Что касается документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, то их перечень зависит от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу).

Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

ФАЙЛЫ

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
личное участие представителя компании в спорных переговорах;
поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

контроль за работой филиала, структурного подразделения;
обучение молодых специалистов;
ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа

В этом случае возможны следующие последствия:

невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.