Какие документы относятся к кадровым. Кадровая документация. Учетная кадровая документация

* Табель учета рабочего времени ф.Т-12

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.
По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Различают следующие виды кадровых документов :
1) документация о приеме на работу :
заявление о приеме на работу;
трудовой договор (контракт о назначении на должность);
приказ о приеме на работу;
протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;
2) документация о переводе на другую работу :
заявление о переводе на другую работу;
представление о переводе на другую работу;
приказ о переводе на другую работу;
3) документация об увольнении с работы :
заявление об увольнении;
приказ об увольнении;
протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
4) документация об оформлении отпусков :
график отпусков;
заявление о предоставлении отпуска;
приказ о предоставлении отпуска;
5) документация об оформлении поощрений :
представление о поощрении;
приказ о поощрении;
6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий ;
докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
№ Т-1а - приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
№ Т-2 - личная карточка работника;
№ Т-2ГС (МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего;
№ Т-3 - штатное расписание;
№ Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
№ Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
№ Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
№ Т-6 -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
№ Т-7 - график отпусков»;
№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
№ Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
№ Т-10 - командировочное удостоверение;
№ Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
№ Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника;
№ Т-11а - приказ (распоряжение) о поощрении работников;
№ Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
№ Т-13 - табель учета рабочего времени;
№ Т-49 -расчетно-платежная ведомость;
№ Т-51 - расчетная ведомость;
№ Т-53 - платежная ведомость;
№ Т-53а - журнал регистрации платежных ведомостей;
№ Т-54 - лицевой счет;
№ Т-54а - лицевой счет (свт);
№ Т-60 - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-73 - акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.
Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

Правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.
Требования к бланкам документов рекомендуется оформить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. При этом установленные требования не должны противоречить ГОСТ Р 6.30-2003.
Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
В ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.
Однако документ может содержать и дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.
Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:
«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» .
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Основная функция кадровой документации - это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником.

Любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда и соцзащиты.

В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Справочно: кадровая документация - это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации.

Целесообразно разделить всю систему кадровых документов на 2 крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, и факультативные кадровые документы.

Правила внутреннего трудового распорядка

В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя с учетом мнения представительного органа (профсоюза - в случае его наличия) (ст. 54, 194 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

Справочно: ПВТР - это локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Штатное расписание

Составление и утверждение штатного расписания предшествует подбору работников в организацию, поскольку этим документом устанавливается штатная численность, а также перечень должностей и профессий (который определяют в зависимости от направления деятельности организации), должностные оклады, надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом нанимателя или уполномоченным им лицом.

Этот документ позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Обращаем внимание, что в случае увольнения кого-либо из работников в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК) наниматель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность увольнения работника и невозможность его обратного трудоустройства.

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и нанимателем (ст. 18 и 25 ТК). В качестве обязательных условий в трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые установлены на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению между работником и нанимателем.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя о приеме на работу на основании заключенного трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Иными словами, к моменту издания приказа с работником должен быть подписан трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) нанимателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляют работнику под роспись. По требованию работника наниматель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 51 ТК).

При приеме на работу обязательно ознакомьте работника с действующими в организации ПВТР, иными локальными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 54 ТК).

Если работник принимается на руководящую должность, например директора, руководителя кадровой службы, главного бухгалтера, то приказ доводится до сведения всех структурных подразделений нанимателя.

Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества нанимателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании работников (кроме командирования за границу) - они хранятся 3 года) и личных карточек - 75 лет.

Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 50 ТК). Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при поступлении на работу. Исключение составляют случаи, когда работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Наниматель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится должностным лицом нанимателя в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек определен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, заверяют подписью руководителя или должностного лица нанимателя и печатью организации. Записи вносят после издания приказа (при увольнении - в день увольнения). Они должны производиться в точном соответствии с приказом, в качестве оснований указывают статьи ТК.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяют подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить свою подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также в карточке формы Т-2 (форма разрабатывается в организации самостоятельно). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены нанимателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности, а также о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 405, 406 ТК). Их в обязательном порядке заключают с работником, достигшим 18-летнего возраста, в случае передачи ему ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения их в процессе производства.

Типовой договор о полной материальной ответственности утвержден постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности» (в ред. от 09.07.2011).

Вопросы о коллективной (бригадной) ответственности урегулированы постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».

График отпусков

Наниматель обязан составить график отпусков (ст. 168 ТК). В соответствии с ним определяют очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждает наниматель с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации (если он есть) не позднее 5 января. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.

При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства относительно отдельных категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работники моложе 18 лет, ветераны войны и боевых действий на территории других государств и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.

Положение об оплате труда

Внедрение в организации эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую в организации систему оплаты труда работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура этого Положения зависят от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию нанимателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных документов строго индивидуально.

Положение о премировании

Под премированием понимают выплату работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования.

Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом нанимателя. В нем указывают круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (предельные или конкретные по каждой профессии, должности). На основании данного Положения у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии, а у нанимателя - обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц, а при работе с гибким графиком работы - суммированный учет рабочего времени. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя, и служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии предприятия.

Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).

Справочно: должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под роспись.

Разработка должностных инструкций очень важна, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для работников, занимающих должность. Для рабочих составление должностных инструкций не предусмотрено.

Тем не менее, как показала практика, наличие рабочих инструкций для различных профессий рабочих не будет лишним, особенно в случае возможных судебных споров как с работающими, так и с уволенными работниками.

Должностные инструкции позволяют расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей. Таким образом, наниматель сможет ответить на вопрос суда: «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?»

Личное дело

Личное дело работника - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; характеристики или рекомендательные письма (в случае необходимости); заявление о приеме на работу; трудовой договор; копию приказа о приеме на работу и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т.п.

Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Журнал учета личных дел

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Личная карточка работника

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), работник кадровой службы обязан ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т-2. В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного сотрудника, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для организации.

Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в организации связано со следующими рисками:

Результатом проверки соблюдения законодательства о труде в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях) как на нанимателя, так и на его должностных лиц, а также вынесение обязательного для исполнения предписания об устранении допущенных нарушений;

Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и нанимателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, и, как следствие, для подачи жалоб в инспекцию по труду или в суд.

В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач:

Меры по надлежащей постановке кадрового документооборота являются гарантией положительного исхода при проведении проверок государственными контрольно-надзорными органами и шагом на пути к формированию имиджа организации;

Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в организации (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т.п.);

Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» организации и ее сотрудников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции организации.

Наталия Владыко, юрист

Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

• воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
• нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
• непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
• непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

• планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
• факты несчастных случаев на производстве;
• обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
• информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

• Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
• Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
• Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1

Индивидуальные локальные нормативные акты

Свернуть Показать

Таблица 2

Обязательные локальные акты организации

Свернуть Показать

Таблица 3

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Свернуть Показать

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение об адаптации работников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

В нашем случае:

• журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
• журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
• журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
• журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Свернуть Показать

Введение

В современных условиях достаточно четко прослеживается важность кадровой документации в деятельности любой организации. Любой процесс, любая деятельность на предприятии регламентирована соответствующими актами, положениями, инструкциями, правилами, которые выполняют свою специализированную роль. Следовательно, изучение кадровой документации, ее исследование и анализ необходим для грамотного ее применения и составления, а также создания наилучшей системы для эффективного функционирования организации.

В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Однако при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Именно документ, основной элемент этих систем, является предметом изучения нашей курсовой работы.

Цель курсовой работы состоит в изучение различных взглядов и представлений на эту проблему, определить общие черты и различия трактовки изучаемого нами понятия, рассмотреть систему кадровой документации и какие современные технические разработки существуют для результативного функционирования этой системы.

В перовой главе нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация», рассмотрев интерпретацию этого понятия разных авторов, выявим общие черты и различия в этих определениях. Далее мы рассмотрим систему кадровой документации, определим ее элементы, основные признаки и значение в общей систему управления персоналом. Затем разберем современное техническое обеспечение, применяемое для информатизации и автоматизации процессов в области управления системы кадровой документации, увидим преимущества использования такого обеспечения.

Вторая глава будет посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы спроектируем организационную структуру управления (ОСУ) предприятия по заданным элементам. Она изначальна является неэффективной, поэтому мы разработаем модифицированную ОСУ, в которой будут упразднены недостатки предыдущей. Следующим пунктом курсовой работы будет формирование службы системы управления персоналом. Здесь мы проанализируем распределение функций между структурными подразделениями этой службы. И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

1. Теоретические основы кадровой документации

.1 Определение сущности понятия «Кадровая документация»

Для освещения какого-либо вопроса сначала необходимо определить его терминологический состав. В каждой сфере человеческой деятельности употребляется тот или иной набор понятий и терминов специфичный только для конкретной области его применения. Отличие от общелитературного язык профессиональный требует однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия . Именно поэтому в первом пункте нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация» для дальнейшего более содержательного раскрытия темы.

Чтобы максимально точно определить значение рассматриваемого нами термина мы рассмотрим его трактовку различных авторов в таблице №1, а затем проведем анализ этих понятий.

Таблица №1. «Определение сущности понятия «Кадровая документация»

№ОпределениеЛитература1231.Кадровая документация - это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, нормативно - технического, технико-экономического характера, а также нормативно - справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач, связанных с персоналом организации.Самыгин, С. И. Управление персоналом / Под ред. С. И. Самыгина. - Ростов-н/Д: Феникс, 2007 - 512 с. - (Серия «Учебники, учебные пособия») (с.188)2.Кадровая документация - документы, обращающиеся в системе управления персоналом, основой которого является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работникам кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / По ред. А. Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 638 с. (с.156)3.Кадровая документация - ряд организационно - распорядительной, отчетно-статистической, информационно - справочной документации, а также документация по личному составу.Басаков, М. И. Документы по персоналу организации / Сост. М. И. Басаков. - Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2007. - 272 с. (27с.)4.Кадровая документация - группа документов, создаваемая при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, регламентации обязанностей персонала, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 287 с. (с.157)5.Кадровая документация - документы обязательные для организации трудовой деятельности персонала и юридического оформления кадровой структуры.Охотский, Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие/ Под общ. ред. Е. В. Охотского, В. М. Анисимова. - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2008. - 494 с. (с.107)6.Кадровая документация - письменные документы, в которых фиксируются личные данные о персонале, количественный и качественный состав, задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников, учет рабочего времени и другие документы, создаваемые и обрабатываемые кадровой службой.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с. (с. 63)7.Кадровая документация - совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации.Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / Комышев А. Л. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. - 224 с. (с.23)8.Кадровая документация - нормативно установленная база документов, определяющая круг важнейших обязанностей персонала, требуемых для успешного выполнения работы, место данной должности в деятельности организации, связей ее с другими работниками (подразделениями), условия труда, а также связанных с общей организацией деятельности предприятия.Саакян, А. К. Управление персоналом организации / А. К. Саакян [и др.] - СПб: Питер, 2007. - 176 с. (с. 54)9.Кадровая документация - документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда. Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с. (с. 287)10.Кадровая документация - различные виды актов, имеющих юридическое значение, связанные с деятельностью организации и отражающие сведения о персонале и регламентации его деятельности в ней. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2007. - 208 с. (с. 33)11.Кадровая документация - совокупность различных видов документов, которые создаются и оформляются кадровой службой при приеме, увольнении, распределением и регулирование деятельности работников в организации. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Издательство РДЛ, 2007. - 400 с. (с.142)12.Кадровая документация - нормативно установленный перечень документов, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.)Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 607 с. (с. 224)13.Кадровая документация - документы, обращающиеся в системе управления персоналом, обработка их и движение с момента создания или получения до завершения исполнения или передачи.Турчинов, А. К. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. К. Турчинова. - М.: Издательство РАГС, 2008. - 488 с. (с. 418)14.Кадровая документация - комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии.Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с. (с. 103)15.Кадровая документация - система документов, создаваемых и обрабатываемых кадровой службой организации с целью установления и регламентации функций, задач, прав, обязанностей подразделений, отдельных сотрудников и организации в целом в области управления персоналом.Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 385 с. (с. 281)

Итак, рассмотренные нами определения позволяют сделать вывод, что «Кадровая документация» имеет весьма объемное по количеству охватываемых документов понятие. Каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин. Наиболее полным является определение из учебника «Управление персоналом» под редакцией С. И. Самыгина. В нем отражается весь спектр документации, относящейся к управлению персоналом, в которых описываются различные «нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач», а также перечисляются все группы кадровых документов.

Рассматривая определения дальше, можно выделить трактовку «кадровой документации» автора учебника «Книга работника кадровой службы» Е. В. Охотского. Оно краткое, но вместе с тем лаконичное. Он пишет, что это «документы обязательные для организации трудовой деятельности», так как без их наличия невозможна деятельность любой организации, вместе с тем он акцентирует внимание именно на трудовую деятельность, которая именно на этих документах основывается и юридически оформляется.

Авторы других определений дают примерно одинаковую интерпретацию рассматриваемого нами понятия: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника.

Таким образом, мы определили сущность понятия «кадровая документация», рассмотрев определения различных авторов, и установили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач.

Именно эту систему мы рассмотрим в следующем пункте нашей курсовой работы.

1.2 Система кадровой документации

Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника.

В этой главе мы рассмотрим документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.

Для более детального рассмотрения этих документов мы обратимся к таблице №2 «Назначение и содержание основных кадровых документов».

Таблица №2. «Назначение и содержание основных кадровых документов»

№Наименование документаНазначениеСодержание1.Трудовой договор (контракт)Регулирование социально - трудовых отношений в организации и заключение между сторонами социального партнерства.Определяются права, обязанности и ответственность сторон, обязательные и дополнительные условия, определение трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим рабочего времени, установление испытательного срока, продолжительность отпусков, порядок расторжения договора и т. д.2.Должностная инструкцияОпределение функциональных связей сотрудника и его взаимоотношения с управленческим персоналом, конкретизация прав и обязанностей, объема знаний и умений работника, повысить своевременность и надежность выполнения заданий, исключение дублирование обязанностей.Обозначены наименование должности, порядок назначения на должность, перечисляются виды работ, определяются права, обязанности, функции, ответственность, поощрения, связи и критерии оценки результатов труда работника.3.Положение о кадровой службеРегламентация деятельности кадровой службы, четкое распределение обязанностей ее сотрудников и взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями.Общие вопросы организации кадровой деятельности, основные цели и задачи, функции, права и обязанности службы и ее сотрудников; порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями.4.Положение о персоналеОпределяет порядок профессионально - трудовых отношений, закрепленных в учреждении.Отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, права и обязанности сотрудников и администрации.5.Положение о подразделенияхРегламентация назначения и места подразделения в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. Рассматривается рациональное распределение функций, установление конструктивных связей между структурными подразделениями, конкретизация прав подразделений, меры по повышению ответственности сотрудников подразделений.6.Правила внутреннего трудового распорядкаРегламентация порядка приема и увольнения сотрудников, основных прав, обязанностей и ответственности сторон трудового договора, режима рабочего времени, время отдыха, применения к работникам мер поощрения и взысканий.Обозначены права, обязанности работника и работодателя, описан режим рабочего времени и время отдыха, предоставление отпуска.7.Штатное расписаниеЗакрепление должностного и численного состава с указанием фонда заработной платы.Содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.8.Положение о премированииВводится в целях усиления материальной заинтересованности, достижения лучших конечных результатов деятельности, улучшения качества работы, создания условий для проявления творческой активности каждого работника.Состоит из общего положения и порядка премирования, в котором рассматривается источник выплат, показатели премирования, сроки и периодичность выплат, а также причины лишения премий.9.Положение о поощренииВыражение благодарности за успехи в работе, материально - техническая поддержка сотрудников.Определяется состав вознаграждения, причины поощрений и порядок их оформления.10.Положение об аттестации сотрудниковУстановление соответствия сотрудника занимаемой должности и его тарификации.Обозначены критерии аттестации и оценки, мероприятия по организации аттестации и порядок их проведений (сроки, графики), определяется состав аттестационной комиссии и регламент его работы.11.Положение об оплате трудаУстранение диспропорций в оплате труда отдельных категорий работников, закрепление кадров на предприятии, соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и роста ее оплаты, равнонапряженность трудовых норм или дифференциация заработной платы в зависимости от напряженности труда работника.Указываются цели, которые ставятся в сфере организации оплаты труда на период действия положения и достижению которых должна способствовать организация заработной платой. Определяются нормативные документы, охарактеризованы системы, на базе которых определяется размер заработной платы.

Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.

Еще одним свойством системы кадровой документации является наличие системно - формирующих факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные связи. Такими связями в рассматриваемой нашей системе являются общий принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В качестве примера можно привести общий принцип создания таких документов как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.

Другой признак системы кадровой документации заключается в наличии у неё интегративных качеств, то есть особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение стабильной деятельности организации в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.

Таким образом, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.

Для эффективной и результативной деятельности этой системы необходимо современное техническое обеспечение, которое мы рассмотрим далее.

1.3 Современное техническое обеспечение кадровой документации

Современный уровень информатизации общества и автоматизации процессов предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе кадровой документации.

Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают из вне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения - для исполнения. В тоже время специалисту, занятому в процессе документационного обеспечения персонала, нужно решить рад задач: обеспечить информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Все это без современного технического обеспечения превращается для него в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы:

·невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще;

·документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов;

·документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;

·отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.

То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:

какие решения принимались организацией;

какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления .

АСУ представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций пользователя, позволяющих оперативно удовлетворить его информационные и вычислительные запросы .

Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала.

Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Чем большее число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае - при минимизации дополнительных трудозатрат - обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени .

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации:

1.Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.

2.Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

.Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

.Минимизируется трудоемкость операций, связанных с обработкой кадровой документации. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.

.Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов .

Подводя итог вышеизложенному материалу, мы можем сказать, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Таким образом, нами было определено содержание понятия «кадровая документация», сказав, что каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин: некоторые определения являются наиболее полными, другие краткие и лаконичными, но все авторы акцентируют внимание на то, что кадровая документация занимает значительное место в организации деятельности персонала, закреплении их прав и обязанностей, регулировании трудовых отношений между работником и работодателем, а, образуя систему кадровой документации, обеспечивает функционирование всей организации в целом. А для более эффективной работы системы целесообразно использовать современное техническое обеспечение, путем внедрения АРМ, АСУ и САДД.

2. Формирование системы управления персоналом организации

.1 Разработка системы управления персоналом по заданным элементам

Приступая к разработке системы управления персоналом, мы дадим определение такому понятию как система. Итак, система - это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Бывают простые и сложноорганизованные системы. В сложноорганизованных системах ее элементы являются, в свою очередь, также системами, то есть подсистемами. В нашей курсовой работе мы рассмотрим сложноорганизованные системы, так как организационная структура организаций (система управления персоналом) представлена именно такими системами.

Организационное проектирование системы управления персоналом - процесс разработки проектов организации систем управления персоналом организаций. Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей - от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции научно- технического, производственного, экономического руководства, управления внешними хозяйственными связями и персоналом. Одним словом, система управления персоналом является «костяком» системы управления организацией.

Именно для этого мы сначала спроектируем организационную структуру предприятия в целом, а затем выделим все структурные подразделения, которые реализуют функцию управления персоналом.

Нам даны элементы, по которым мы должны сформировать организационную систему управления. В первоначальном виде (Приложение №1) она неэффективна, так как в ней присутствует множество элементов, выполняющих схожие функции; большое количество заместителей генерального директора и главного инженера предполагает следующие недостатки: отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на горизонтальном уровне, недостаточно четкая ответственность, чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали. У многих заместителей в подчинении находится только один отдел, что является нерациональным способом управления, так как большого управленческого эффекта это не дает, зато повышает издержки, связанные с данной должностью. Не целесообразно также оставлять отделы узкой специализации в непосредственном подчинении главного инженера организации. Широкая линейная структура управления обуславливает чрезмерную полифункциональность руководителя (должен знать технология во всех тонкостях), высокую нагрузку (вынужден принимать огромный объем решений), высокую вероятность ошибки. Руководителю низшего и среднего звена свойственны: 1. Психологический дисбаланс прав и ответственности (ограниченность в правах, хотя несут полную ответственность за свою работу), что приводит нервно - психическим нагрузкам, ухудшению здоровья; 2. Ролевая непосредственность - нечеткость распределения прав, обязанностей, ответственности; психологическое давление с двух сторон: подчиненные и вышестоящее руководство, что обуславливает повышенную тревожность и невротизацию руководителя.

Таким образом, мы выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. В ней были упразднены 3 из 7 должности заместителей главного инженера: зам. главного инженера по проектированию (подчиненный ему опытно - экспериментальных цех был передан в управление зам. главного инженера по НИР, так как выполняемые функции этого цеха сопряжены с деятельностью научно - технического центра); зам. главного инженера по товарам народного потребления и оборудованию (руководство за деятельностью отдела внешней комплектации целесообразно передать зам. генерального директора по коммерческим вопросам, так как задачи и проблемы решаемые этим отделом в большей степени качаются коммерческих вопросов, чем вопросов, связанных с технологической особенностью поставляемого оборудования); и последняя упраздненная должность заместителя главного инженера - это заместитель главного инженера по технической подготовки производства. Подчиненный ему отдел технического контроля был передан в управление зам. главного инженера по инженерно - техническому обеспечению.

Заместители генерального директора оставлены в прежнем количественном составе, но с некоторыми изменениями и дополнениями. Так к зам. генерального директора по производству добавлен в подчинение отдел главного технолога и отдел технического контроля, так как деятельность и вопросы, решаемые этими отделами во многом касаются производственного процесса. Во многом претерпела изменение должность зам. генерального директора по кадрам и подчиненные ему структурные подразделения: добавился отдел охраны труда и окружающей среды и введен новый отдел стимулирования персонала, был упразднена должность помощника генерального директора по бытовому обслуживанию, подчиненные отделы которые переданы в управление зам. генерального директора по кадрам.

Должность зам. генерального директора по капитальному строительству не было упразднена, хотя имеет в своем подчинении всего один отдел капитального строительства, так как большой объем выполняемых работ, высокая важность и специфичность деятельности этого подразделения требует внимательного и четкого контроля со стороны квалифицированного в этой области специалиста.

Выделим основные подсистемы системы управления персоналом и структурные подразделения, которые осуществляют функции подсистем:

1.Подсистема общего и линейного руководства.

В эту подсистему входят генеральный директор организации, его заместители, помощники, а также главный инженер и его заместители.

2.Подсистема планирования и маркетинга персонала.

Функции этой подсистемы выполняют сотрудники отдела кадров, отдела по подготовке кадров.

3.Подсистема управления учетом персонала.

Эта подсистема осуществляет организацию найма персонала, собеседование, оценка, отбор и прием персонала, а также осуществляет учет, перемещение, поощрение и увольнение. Сюда входят такие структурные подразделения как отдел кадров, отдел стимулирования персонала, сектор найма. азия географический демографический климатический

4.Подсистема управления трудовыми отношениями.

Такой подсистемой в нашей системе управления персоналом является сектор трудовых отношений, который осуществляет анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, управление конфликтами, стрессами, осуществляет взаимодействие с профсоюзами.

5.Подсистема обеспечения норм условий труда.

В обязанности этой подсистемы входит обеспечение выполнения требований техники безопасности, охрана окружающей среды. Эти обязанности выполняет отдел охраны труда и окружающей среды.

6.Подсистема развития персонала.

Функции этой подсистемы выполняет отдел подготовки кадров, а именно отдел подготовки кадров.

7.Подсистема управления мотивацией персонала.

Управление мотивацией трудового поведения, нормирование, тарификация, разработка системы оплаты труда, систем поощрения - вот основные функции, которые выполняет отдел организации труда и заработной платы. кадровый документация управление персонал

8.Подсистема управления социальным развитием персонала.

В нашем случае этой подсистемой является жилищно-коммунальный отдел и комбинат общественного питания.

9.Подсистема развития организационной структуры управления.

Вопросами анализа организационной структуры управления, проектирование новых структур, разработка штатных расписаний занимается отдел организационного развития.

10.Подсистема правового обеспечения.

В компетенцию этой подсистемы входит консультирование персонала, создание систем согласования распорядительных документов и т.д. Всеми этими вопросами занимается юридическая служба.

11.Подсистема информационного обеспечения.

Отдел информационного обеспечения занимается учетом, статистикой, ведением, обработкой информации о персонале.

Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом. Выделили основные подсистемы системы управления персоналом и структурные подразделения, которые осуществляют функции этих подсистем. Как видно все структурные подразделения системы управления персоналом соответствуют одиннадцати подсистемам, из этого следует, что все функции управления персоналом реализуются в нашей спроектированной системе, а значит, она должна функционировать эффективно.

2.2 Формирование службы управления персоналом

Служба управления персоналом является основным структурным подразделением, которое осуществляет:

1.Консультирование руководства по выявлению и решению проблем, связанных с персоналом;

2.Разработкой стратегии и философии предприятия;

.Контроль за обработкой жалоб;

.Координацию процедур, связанных с набором персонала;

.Доведение до персонала организации программ оплаты труда, вознаграждений, поощрений и т.д.;

.Решение проблем, связанных с вознаграждением;

.Соблюдение соответствия законодательства;

.Разъяснение основных направлений кадровой политики и её формирование;

.Разработку систематизации и хранения кадровой документации.

Всеми эти вопросами в организации занимается служба управления персоналом, структуру которого мы рассмотрим на схеме №1.

Распределение численности специалистов между подразделениями службы управления персоналом

На основе данных об общей численности персонала организации (1030 человек) и соотношения трудоемкости функций управления, выполняемых различными подразделениями нужно определить количественный состав работников, которые должны работать в отделах службы управления персоналом.

Доля численности, приходящаяся на службу управления персоналом по опыту зарубежных стран и России, составляет 1 - 1,5% от общей численности персонала в организации, то есть 1030*1% - 1030*1,5% = 10,3 - 15,45 = от 10 до 15 человек.

Таблица № 2.2. «Соотношение трудоемкости функций управления персоналом»

Отдел охраны труда и окружающей средыЮридическая службаОтдел кадровОтдел общего делопроизводстваОтдел военизированной охраны и пожарной безопасностиОтдел организации труда и заработной платыОтдел подготовки кадровЖилищно-коммунальный отделКомбинат питанияСектор трудовых отношенийОтдел стимулирования трудаТрудоемкость5%12%21%8%34%19%40%2%11%25%9%

В соответствии с таблицей № 2.2. расчетное распределение численности по подразделениям будет следующим:

1.Генеральный директор - 1 человек;

2.Заместитель генерального директора по кадрам - 1 человек;

.Отдел охраны труда и окружающей среды - 1 человек (10*5%-15*5%=0-1);

.Юридический отдел - 1 человек (10*12%-15*12%=1-1);

.Отдел кадров - 2-3 человека (10*21%-15*21%=2-3);

.Отдел общего делопроизводства - 1 человек (10*8%-15*8%=0-1);

.Отдел военизированной охраны и пожарной безопасности - 3-5 человек (10*34%-15*34%=3-5);

.Отдел организации труда и заработной платы - 1-2 человека (10*19%-15*19%=1-2);

.Отдел подготовки кадров - 4-6 человек (10*40%-15*40%=4-6);

.Жилищно-коммунальный отдел - 1 человек (10*2%-15*2%=0-1);

.Комбинат питания - 1 человек (10*11%-15*11%=0-1);

.Сектор трудовых отношений - 2-3 человека (10*25%-15*25%=2-3);

.Отдел стимулирования труда - 1 человек (10*9%-15*9%=0-1).

Как видно из расчетов, распределение численности персонала произведено нецелесообразно, поэтому нужно сделать корректирующие действия в сторону увеличения численности персонала в некоторых подразделениях, а именно в юридическом отделе (с 1 человека до 3), отделе охраны труда и окружающей среды (с 1 человека до 2-3), жилищно - коммунальном (с 1 до 3 человек).

2.3 Разработка регламентирующей документации

В этой главе на основе изученного материала мы разработаем регламентирующую документация, которая касается управления персоналом, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений. Нами было рассмотрено ряд соответствующих документов и, проанализировав их, составили нижеследующую документацию.

Положение об отделе персонала и должностная инструкция были составлены на основе справочной системы «Гарант» и литературы использованной в написании первой главы.

Положение об отделе персонала состоит из шести разделов, в которых описаны основные положения (место этого отдела в организационной структуре предприятия, руководство, соподчиненность отдела и т. д.), основные задачи отдела, функции, структура, права и ответственность отдела.

Должностная инструкция старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений также состоит из шести разделов, а именно из общей части, цели деятельности для данного работника, его функции, информация для их осуществления, а также права и ответственность.

Положение об отделе персонала

Общие положения

1. Отдел персонала является самостоятельным структурным подразделением.

2. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом генерального директора предприятия.

3. Отдел подчиняется административному директору предприятия.

4. Структура и штаты отдела утверждаются административным директором по представлению начальника отдела.

5. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, приказами по предприятию, устными и письменными распоряжениями административного директора и настоящим положением.

Основные задачи отдела

1. Осуществлять эффективную кадровую политику, используя новейшие кадровые технологии.

2. Создать и поддерживать резерв по каждой должности, профессии.

3. Добиться, чтобы количество вакансий было минимальным или отсутствовало.

4. Подобрать на предприятие лучших работников.

5. С помощью мотивации труда добиваться максимальной отдачи от каждого работника.

6. Участвовать в выработке финансовой, производственной, предпринимательской стратегии предприятия.

7. Управление дисциплинарными отношениями с целью обеспечения активного, результативного поведения всех работников.

8. Профориентация и социальная адаптация кадров.

9. Подготовка и переподготовка кадров.

10. Оформление трудовых правоотношений.

11. Изучение и оценка кадров.

12. Внутреннее перемещение кадров с целью обеспечения

максимальной отдачи от каждого работника и максимального качества работы и продукции.

13. Повышение качества трудовой жизни.

14. Управление конфликтами, изменениями, стрессами, изучение и управление межличностными, групповыми отношениями.

15. С помощью подбора кадров обеспечение максимальной производительности труда, эффективности труда, эффективных направлений производственной деятельности.

16. С помощью подбора кадров обеспечение расширяющихся рынков сбыта.

17. Создание условий для развития творческих начал у всех работающих.

18. Создание условий для обеспечения социально - экономических потребностей работников.

Функции отдела

Для выполнения возложенных задач отдел персонала обеспечивает осуществление следующих функций:

1. Осуществление подбора кадров.

2. Оценка и осуществление перемещения и замены кадров.

3. Обеспечение необходимого уровня квалификации кадров.

Структура отдела

1. Структура отдела определяется начальником отдела персонала, исходя из необходимости выполнения функций кадровой службы.

2. Начальник отдела персонала самостоятельно определяет функции работников отдела персонала.

5. Права отдела

Отдел персонала имеет следующие права:

1. Объявлять набор кадров в резерв объединения.

2. Проводить собеседование со всеми работниками объединения.

3. Получать от всех работников, всех руководителей всю запрашиваемую информацию.

4. Осуществлять проверку исполнения обязанностей всех работающих.

5. Постоянно повышать квалификацию, своих работников.

Ответственность отдела

Отдел несет ответственность за:

1. заполнение всех вакантных мест;

2. качественный подбор кадров;

3. эффективность кадровой политики;

4. качество выполнения своих функций и достижения задач;

5. Соблюдение законодательства о трудовых отношениях.

Заключение

Проведя исследование и анализ кадровой документации, мы разобрались во всех аспектах этого понятия, определив его сущность, путем рассмотрения определения различных авторов. Каждый из них в разной степени раскрывают данный термин, но его интерпретация примерна одинакова: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника. Выяснили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач. Именно эту систему мы проанализировали в следующем пункте нашей курсовой работы. Здесь мы рассмотрели документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию. То есть под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.

Следовательно, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.

Далее мы рассмотрели современное техническое обеспечение кадровой документации. Сказали, что документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы, которые без современного технического обеспечения превращается в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Значит, мы определили, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Следующая глава курсовой работы была посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы сначала спроектировали организационную структуру предприятия в целом, а затем выделили все структурные подразделения, которые реализуют функцию управления персоналом. Затем выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом.

В следующем пунктом курсовой работы мы рассмотрели формирование службы системы управления персоналом. Здесь проанализировали распределение функций между структурными подразделениями этой службы.

И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.

Список литературы

1.Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2007. - 208 с.

2.Басаков, М. И. Документы по персоналу организации / Сост. М. И. Басаков. - Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2006. - 272 с.

Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 385 с.

Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 607 с.

Кибанов, А. Я. Управление персоналом и регламентация труда: Учебное пособие - 3-е изд., перераб. и доп. / А. Я. Кибанов, Г. А. Мамед - Заде, Т. А. Родкина. - М.: Издательство «Экзамен», 2003. - 480 с.

Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под ред. д.э.н. проф. А. Я. Кибанова. - М.: Инфра-М, 2009. - 296 с.

Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / По ред. А. Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 638 с.

Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / Комышев А. Л. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2007. - 224 с.

Кудряев, В. А. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 592 с.

Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с.

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 287 с.

Маслов, Е. В. Управление персоналом: Учебное пособие / Е. В. Маслов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ, 2008. - 312 с.

Оганесян, И. А. Управление персоналом организации / И. А. Оганесян. - Мн.: Амалфея, 2007. - 256 с.

Охотский, Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие/ Под общ. ред. Е. В. Охотского, В. М. Анисимова. - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2008. - 494 с.

Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с.

Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Издательство РДЛ, 2007. - 400 с.

Саакян, А. К. Управление персоналом организации / А. К. Саакян [и др.] - СПб: Питер, 2008. - 176 с.

Самыгин, С. И. Основы управления персоналом / С. И. Самыгин [и др.] - Ростов - н/Д: Феникс, 2007. - 480 с. - (Серия «Учебники и учебные пособия»)

Самыгин, С. И. Управление персоналом / Под ред. С. И. Самыгина. - Ростов-н/Д: Феникс, 2007 - 512 с. - (Серия «Учебники, учебные пособия»)

Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с.

Спивак, В. А. Организационное поведение и управление персоналом / В. А. Спивак. - СПб: Питер, 2008 - 416 с.

Турчинов, А. К. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. К. Турчинова. - М.: Издательство РАГС, 2007. - 488 с.

Шкатулла, В. И. Настольная книга менеджера по кадрам / В. И. Шкатулла. - М.: Издательский дом НОРМА-ИНФРА-М, 2008. - 527 с.

Баласанян, В. Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Управление персоналом. - 2007. - №2 - С. 22-24

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Ранее в нашей статье: «Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ» мы уже упоминали, что кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам , которые обязательно должны быть в наличии в любой организации, относятся:

• трудовая книжка работника;
• штатное расписание (форма № Т-3);
• трудовой договор (или контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личную карточку (форма № Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение по защите персональных данных работника;

Рассмотрим более подробно вышеприведенные документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка работника является основным документом, подтверждающим имеющуюся у работника трудовую деятельность и его трудовой стаж (см. ст.66 Трудового кодекса РФ). Трудовая книжка предъявляется работником при трудоустройстве (приеме на работу). Ведением трудовых книжек осуществляет работодатель в соответствии с порядком заполнения, ведения и хранения, утвержденным Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. При увольнении работника все записи о его работе, награждениях, переводах на другую должность, внесенные в трудовую книжку в период работы работника в организации, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Штатное расписание. Данный документ утверждается в начале работы организации по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 и действует бессрочно. Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации. Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации. Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ.

Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов и требований трудового законодательства по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии с положениями статьи 57 Трудового кодекса РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прием работника в организацию (вновь принятые работники) оформляются приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1, на основании заключенного с работником трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет.

График отпусков. Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Табели учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого работника организации за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени. Унифицированная форма табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России № 1. В нем содержится табельный номер каждого работника организации, фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о рабочем времени за каждое число отработанного месяца. Табель учета рабочего времени ведется табельщиком или ответственным за ведение табеля лицом, которое назначается приказом руководителя с целью кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют. Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Положение по защите персональных данных работника.

Обязанность работодателя по утверждению положения о защите персональных данных работника закреплена в статье 87 Трудового кодекса РФ, а также в Федеральном законе РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных». Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Положение о защите персональных данных унифицированной формы не имеет. В указанный документ включают такие разделы, как: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение персональных данных работника.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна иметь нумерацию, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Договор о полной материальной ответственности. Положения о договорах полной материальной ответственности работников содержатся в статьях 243, 244 Трудового кодекса РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими восемнадцатилетнего возраста, в случае передачи работнику для выполнения возложенных на него обязанностей материальных ценностей для хранения или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России № 85.

Таким образом, мы постарались рассмотреть основные обязательные кадровые документы для организации любой формы собственности и их особенности, при отсутствии которых инспекция по труду, в случае проверки Вашей организации, может на вполне законных основаниях привлечь компанию к административной ответственности за отсутствие, какого либо из приведенных в настоящей статье кадровых документов.