Средства создания и использования презентаций MS PowerPoint. Средства создания компьютерных презентаций

Задачи главы

1. Провести классификацию и посмотреть возможности электронных презентаций.
2. Научиться применять различные способы создания презентаций.
3. Изучить основные операции, используемые при оформлении слайдов.
4. Запомнить основные эффекты анимации, используемые при представлении информации.

Обзор возможностей

Мультимедиапрезентация – это специализированная программа, использующая в своей работе все современные средства мультимедиа ПК. После разработки программа, как правило, записывается на компакт-диск. Основное в презентации – информация: видео- и аудиоматериалы, компьютерная графика и анимация, тексты, таблицы и фотографии – все, что может наилучшим способом рассказать о компании, ее услугах или отдельном продукте. Новейшие компьютерные технологии позволяют объединить все это на одном компакт-диске.

Мультимедиапрезентации бывают в основном двух типов: интерактивные и неинтерактивные. Интерактивные презентации обладают системой навигации, т.е. позволяют пользователю самому выбирать интересующие его разделы и просматривать их в произвольном порядке. Они подобны в этом интернет-сайтам, но, в отличие от последних, позволяют работать с большими объемами видео, звука, графики. Такие презентации обычно используются как визитная карточка компании, каталог продукции, приложение к журналу. В неинтерактивных презентациях пользователь не может влиять на порядок просмотра презентации. Они представляют собой рекламный ролик, как правило, со сложной графикой, видеовставками, хорошим звуковым сопровождением, который после запуска проигрывается целиком. Такие презентации обычно используются как рекламная поддержка какого-либо отдельного продукта или услуги, предоставляемой компанией.

Microsoft PowerPoint (MS PP) представляет собой программу, позволяющую создавать файлы презентаций, включающие демонстрационные слайды, структуру, заметки докладчика и раздаточные материалы (например, презентации учебных курсов, бизнес-планов, деловых проектов или отчетов).

Презентации подразделяют на следующие виды: HTML-презентации, MS PowerPoint-презентация, Flash-презентация, презентации смешанного типа.

HTML-презентация:

■ представляет собой самостоятельный сайт;

■ может публиковаться как в Интернете, так и на компакт- диске;

■ при наличии адаптированной навигации может использоваться докладчиком при выступлении;

■ имеет оптимизированный для загрузки через сеть размер.

MS PowerPoint-презентация разрабатывается с использованием уникальных графических элементов, создаваемых в соответствии с фирменным стилем компании; как правило, используется при публичных выступлениях или на выставках с целью усилить эффектность выступления и сделать предлагаемый вниманию слушателей материал более наглядным.

Flash-презентация :

■ разрабатывается с использованием уникальных графических элементов, создаваемых в соответствии с фирменным стилем компании;

■ может публиковаться как в сети Интернет, так и на компакт-диске;

■ предназначена как для использования в ходе выступления, так и для распространения на компакт-дисках;

■ обладает высокой степенью интерактивности.

Презентация смешанного типа использует одновременно несколько указанных выше технологий, объединенных единым интерфейсом (программной оболочкой для просмотра); как правило, используются для публикации и распространения на компакт-дисках.

Процесс создания презентации в MS PP состоит из таких действий, как: выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого, выбор разметки слайдов, изменение оформления слайдов, изменение цветовой схемы, применение различных шаблонов оформления, создание эффектов анимации при демонстрации слайдов.

В настоящее время существуют прикладные программы для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. К таким приложениям относится Mіcrosoft PowerPoint, входящее в комплект Mіcrosoft Office

Каждая страница презентации называется слайдом. Презентация состоит из множества слайдов, которые хранятся в одном файле. Расширение файла ".ppt". Презентации можно представлять в электронном виде, распечатывать в виде раздаточного материала (копии всех слайдов) или распространять через Интернет.

Основными элементами презентации являются слайды. С помощью редактора PowerPoint можно создавать слайды, в которых текст сочетается с таблицами, диаграммами, графическими объектами, картинками, рисунками, фотографиями, фильмами и звуком, видео клипами.

Каждый слайд презентации обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации:

размер слайда;

разметка слайда (расположение заголовков, текста и объектов на слайде);

шаблон оформления (дизайн слайда);

эффект перехода от слайда к слайду

Презентацию можно создать несколькими способами :

Новая презентация (без разметки или на базе: макетов текста, макетов содержимого или макетов текста и содержимого).

Из шаблона оформления.

Из мастера автосодержания (на базе шаблонов презентации).

Из имеющейся на компьютере презентации.

Окно PowerPoint

Widows позволяет запустить Power Point несколькими способами. Проще всего воспользоваться кнопкой Пуск/Программы/ PowerPoint. По умолчанию приложение PowerPoint открывается в режиме «Обычный», в правой части окна приложения выводится область задач с панелью «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие презентации и «Создать презентацию».

В левой части окна приложения находится область Структура или Слайды для переключения между режимами Слайды и Структура. По умолчанию в области Структура / Слайды устанавливается режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме в этой области отображаются миниатюрные изображения слайдов, входящих в презентацию.

В режиме Структура в этой области отображается иерархическая структура, содержащая заголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка.

В центре приложения находится область слайда, в которой отображается слайд. Режим обычный - это основной режим для создания, редактирования и форматирования отдельных слайдов.

Ниже главного окна находится область заметок. В этой области к каждому слайду можно добавить заметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов.

Строка меню предоставляет доступ ко всем важным командам программы PowerPoint. Панели инструментов предоставляют быстрый доступ к используемым командам. В Power Point используется группа команд меню Показ слайдов вместо меню Таблица редактора Word.

На панели форматирования размещены следующие инструменты: Конструктор и Создать слайд. При выборе кнопки Конструктор в области задач отображается панель Дизайн слайда, в которой размещены три раздела: Шаблоны оформления; Цветовые схемы; Эффекты анимации. С помощью команд этих разделов можно к слайду применить шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации.

При выборе на панели инструментов команды Создать слайд, в области задач отображается панель Разметка слайда, с помощью которой можно изменять разметку слайдов (Макет текста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого).

Бегунок линии прокрутки позволяет переходить между слайдами, а не по тексту в пределах одного слайда. Кроме того, во время перетаскивания бегунка редактор показывает номер и название каждого слайда.

Кнопки режима просмотра слева от горизонтальной полосы прокрутки, позволяют быстро переключиться в один из режимов просмотра Power Point (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов). В левой части строки состояния отображается номер слайда, над которым идет работа в данный момент, и тип создаваемой презентации

Переключение режимов отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Переключение режимов можно также осуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов).

Режимы отображения слайдов :

Режим «Обычный». . В этом режиме в окне приложения отображаются три области: Структура/Слайды; область Слайда; Заметки к слайду. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

Режим «Сортировщик слайдов» – это режим, в котором все слайды презентации отображаются виде миниатюр. В этом режиме можно легко перемещать слайды, изменяя порядок их следования в презентации.

Режим «Показ слайдов» - это режим, с помощью которого можно просмотреть презентацию на экране.

Режим «Страницы заметок» – режим просмотра, в котором к каждому из слайдов можно добавить заметки докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижней половине отображается большая панель для текста заметок.

В последнее время возникло множество трудно класси-фицируемых программ, которые роднит среда их применения – делопроизводство, различные аспекты управления мелкими и средни-ми предприятиями и учреждениями. Эти программы получили назва-ния офисных.

Представителями семейства офисных программ являются: средства разработки презентаций (например, PowerPoint из пакета MS Office), электронные организаторы – средства планирования деятельности (Lotus Organizer), системы хранения и коллективной разработки документов (Lotus Notes), системы складского и бухгалтерского учета (1C: Предприятие, 1С: Бухгалтерия), консультационные юридические системы («Консультант+»).

Программные средства подготовки публикаций типа PowerPoint не только позволяют оформить представляемую информацию в едином стиле с использованием видеоэффектов, значительно улучшающих ее восприятие, но и помогают разработать само выступление, сильно сокращая время на его подготовку. Типичная презентация, подготовленная в PowerPoint, представляет собой последовательность слайдов, содержащих план и основные положения выступления, а также необходимые таблицы, формулы, схемы, диаграммы и рисунки.

Рассмотрим этапы подготовки презентации. При запуске PowerPoint (для версии PowerPoint 2003) создать новую презентацию возможно в одном из режимов меню «Конструктор»: «мастер автосодержания», «шаблон оформления», «новая презентация» или «имеющаяся презентация».

Для титульного слайда вводятся следующие данные: заголовок презентации, имя автора, дополнительные текстовые данные. После титульного слайда следуют слайды с целями проекта, его описанием, рецензиями и т.д. «Мастер автосодержания» презентации помогает рационально построить доклад, не забыв при этом никаких важных деталей. Всегда можно удалить лишние слайды, выделив их и нажав на клавиатуре клавишу Del, перенести или скопировать с помощью стандартных действий выделения, вырезания (копирования) и вставки, а также вставить чистый слайд, предварительно выбрав его разметку (с помощью меню «Вставка»).

Изменить оформление конкретного слайда можно, перейдя в режим «Разметка слайда» с помощью меню «Формат». Необходимо выбрать разметку слайда в соответствии с требуемым стилем. Например, заголовок и текст; заголовок и четыре объекта; заголовок, текст и диаграмма; заголовок, клип и текст или другие разметки. При этом в слайд внедряется объект, который можно непосредственно редактировать, либо вставить из файла стандартным образом. С помощью меню «Формат/Оформление слайда» можно выбрать или изменить цветовую гамму слайда или его оформления, пользуясь набором, разработанным профессиональными дизайнерами. Если никакой стандартный вид презентации не подходит, ее можно разработать, создав новую презентацию и добавляя к ней слайды, определяя их оформление, содержание и т.д.

Можно просматривать созданную презентацию с помощью меню «Показ слайдов». Это же меню позволяет сделать прокрутку автоматической, определив время показа каждого слайда, а также внедрить на слайды кнопки навигации, использовать анимационные эффекты. Сохраняется презентация в одном файле с расширением.ppt и может быть показана с помощью программы PowerPoint.

Вставка таблиц

Существует два способа добавления таблиц в презентацию. Во-первых, можно нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная .

Указать в открывшемся окне нужное число строк и столбцов и щелкнуть кнопкой мыши на слайде.

Во-вторых, можно выбрать макет слайда, который предполагает таблицу в качестве одного из элементов содержимого слайда (Разметка слайда). В этом случае достаточно щелкнуть на изображении таблицы и в диалоговом окне Вставка таблицы (Двойной щелчок левой кнопкой мыши на изображении таблицы) и указать число столбцов и число строк.

Для создания более сложной таблицы воспользуйтесь кнопкой Нарисовать таблицу панели инструментовТаблицы и границы . После ее нажатия курсор примет вид карандаша. Теперь для определения внешних границ таблицы щелкните в произвольном месте экрана и перетащите курсор по диагонали, задав требуемый размер. Затем с помощью этой же операции разделите таблицу на строки и столбцы. Для удаления ненужной линии нажмите кнопку Ластик и щелкните на этой линии.

Изменить внешний вид таблицы (удалить и вставить строки и столбцы, добавить границы, изменить выравнивание текста, изменить цвет ячеек и т.д.) можно с помощью инструментов панели Таблицы и границы (Главное менюВид -> Панели инструментов ). Оформить таблицу можно с помощью диалогового окнаФормат таблицы , для его вызова дваджы щелкните левой кнопкой мыши на таблице.

Периодически возникает необходимость отражения в презентации большого массива числовых данных. Но нужно учитывать тот факт, что длинные ряды чисел трудно проанализировать за короткое время, пока демонстрируется слайд. В этом случае предпочтительней использовать диаграммы.

Вставка диаграмм

Размещение на слайде таких важных элементов презентации, как таблицы и диаграммы, в сущности, мало отличается от вставки любых других объектов. Ведь на самом деле за эти объекты “отвечает” не PowerPoint, а приложение, в котором они создаются - Microsoft Graph, Word или Excel.

Создайте в PowerPoint диаграмму при помощи кнопки . Для выбора типа диаграммы щелкните правой кнопкой мыши на столбики диаграммы и в контекстном меню пункт - Тип диаграммы

Вставка организационных диаграмм

Для создания организационной диаграммы в PowerPoint выберите слайд, на который вы хотите добавить диаграмму, и на панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить диаграмму или организационную диаграмму . Появится диалоговое окно Библиотека диаграмм в котором выберите любой из предложенных типов диаграмм и нажмите кнопку ОК , чтобы вставить ее в слайд.

Вставка WordArt

Вставка Видео

На любой слайд можно вставить один или несколько видеоклипов. Для этого, если у вас есть элемент электронного шаблона Вставить клип из коллекции , дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши. Если нужный элемент электронного шаблона отсутствует, выберите команду Фильмы и звук меню Вставка и в появившемся подменю выберите вариант Фильм из коллекции картинок . В результате панель задач откроется на вкладке Вставка картинки, где вы сможете нужный клип. Дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши, чтобы добавить его на слайд.

Для того чтобы добавить фильм из файла, находящегося на жестком диске, выберите в дополнительном меню, появившемся после выбора команды Фильмы и звук меню Вставка , вариант Фильм из файла . Найдите папку, содержащую нужный файл, и дважды щелкните на его имени. Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы, чтобы фильм автоматически воспроизводился при показе слайдов. Если вы предпочитаете, чтобы демонстрация начиналась по вашему желанию, выберите вариант Нет . В этом случае для начала показа фильма вам придется щелкнуть кнопкой мыши.

Вставка звука

Музыка является хорошим способом для начала и завершения презентации. Основными форматами звуковых файлов являются.wav и.mid. На слайде, в который добавлена музыка или звуковые эффекты, появляется значок звука.

Если вы хотите найти звуковой файл в коллекции, выберите команду Фильмы и звук меню Вставка , а затем в появившемся подменю команду Звук из коллекции картинок. Найдите нужный файл на вкладке Вставка картинки панели задач и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши, чтобы добавить его к слайду. Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы, чтобы воспроизведение звука начиналось автоматически в момент появления слайда. Выберите нужный вам вариант ответа.

Для вставки звукового файла из существующего на диске файла в формате.wav или.mid выберите в менюВставка подменю Фильмы и звук команду Звук из файла . Появится диалоговое окно Вставка звука , в котором вам нужно выбрать файл и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на его имени. Также выберите, хотите ли вы, чтобы воспроизведение звукового файла начиналось автоматически в момент появления слайда, или нет.

Если размер файла превышает 100 Кбайт, звуки автоматически связываются с соответствующим файлом, а не внедряются в него. Установленное по умолчанию значение 100 Кбайт можно изменить. Если презентацию, имеющую связанные файлы, планируется переместить на другой компьютер, нужно скопировать эти файлы вместе с презентацией.

Для редактирования звукового файла или фильма нужно щелкнуть на значке звука или на клипе правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся меню команду Изменить звуковой объект или Изменить объект-фильм соответственно. Появится диалоговое окно Параметры звука или сходное с ним диалоговое окноПараметры фильма .

Если вы хотите, чтобы фильм или звук повторялся циклически, установите флажок Непрерывное воспроизведение . Для автоматической перемотки фильма или звука на начало после окончания воспроизведения установите флажок По завершении установить на начало .

PowerPoint позволяет во время показа воспроизводить звуковые файлы, находящиеся на компакт-диске. Для этого в подменю Фильмы и звук меню Вставка выберите команду Запись с компакт-диска . В результате появится диалоговое окно Параметры фильма и звука . Введите в счетчики Запись номера начальной и конечной дорожки. При желании можно указать даже время начала и окончания музыки. Нажмите кнопку ОК и ответьте на вопрос, хотите ли вы, чтобы воспроизведение начиналось автоматически при появлении на экране соответствующего файла. После этого на слайде появится значок с изображением компакт-диска.

Для того чтобы отредактировать добавленный таким способом звуковой файл щелкните правой кнопкой мыши на значке с изображением компакт-диска. Выберите в появившемся меню команду Настройка анимации , чтобы открыть соответствующую вкладку панели задач. Нажмите серую кнопку с указывающей вниз стрелкой, расположенную справ от названия файла, который вы хотите отредактировать, и выберите в появившемся меню команду Параметры эффектов . Редактирование можно осуществить на вкладке Эффект диалогового окнаВоспроизвести звук .

Чтобы записать звуковое сопровождение слайд-фильма в меню Показ слайдов выберите командуЗвукозапись… . В открывшемся диалоговом окне щелкните на кнопкеГромкость микрофона . Скажите в микрофон какую-нибудь фразу и проверьте, чтобы на экране появилась полоска, показывающая уровень сигнала. При необходимости настройте уровень записи с помощью ползунка. Затем щелкните на кнопке ОК . В окне диалога Запись речевого сопровождения отображается выбранный режим записи. Здесь указывается интенсивность использования дискового пространства, свободное пространство диска и соответствующее ему максимальное время записи. Щелкнув на кнопке Изменить качество вы можете открыть окно диалога, позволяющее изменить параметры качества записи. После выбора необходимых параметров звукозаписи щелкните на кнопке ОК и приступайте к записи звукового сопровождения через подключенный к звуковой карте микрофон. В нужных местах сменяйте слайды презентации щелчком мыши в любой точке экрана. По завершении презентации появится окно диалога, запрашивающее о необходимости обновления ранее настроенного хронометража. Чтобы заменить прежний хронометраж щелкните на кнопке Да .

Для создания компьютерных презентаций разработано специальное программное обеспечение, которое ориентировано как на профессионалов в области презентаций, так и на неподготовленных специально для этого людей.

В настоящее время стали незаменимыми прикладные программы, которые используют для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. Одной из таких программ является Mіcrosoft PowerPoint, которая входит в пакет Mіcrosoft Office.

Microsoft PowerPoint – программа подготовки презентаций, разработанная для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS. Материалы, которые подготавливаются с помощью MS PowerPoint, можно отображать на большом экране посредством проектора или телевизионного экрана большого размера.

История

Замечание 1

Идея создания программы для создания презентаций появилась у студента университета Беркли Боба Гаскинса (Bob Gaskins). В 1984 г. Боб Гаскинс совместно с разработчиком Деннисом Остином (Dennis Austin) создали программу Presenter. Оригинальная версия программы была создана Остином и Томом Рудкиным (Tom Rudkin). Позже Гаскинс решил изменить название на PowerPoint.

В 1987 г. появилась версия PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh, которая работала в черно-белом формате. Позже с разработкой цветной версии Macintosh появилась и цветная версия PowerPoint. При разработке первых версий PowerPoint к программе прикладывалось руководство в твердом переплете, но из-за неудобства обновления подобного руководства стали разрабатывать электронную справку.

Программа PowerPoint была куплена корпорацией Microsoft и уже в 1990 г. вышла версия для Windows в пакете программ Microsoft Office.

Совместимость

Программа PowerPoint является составной частью пакета программ Microsoft Office, что способствовало ей стать наиболее распространённой во всем мире программой для создания презентаций. Часто файлами презентаций PowerPoint обмениваются пользователи программы и пересылают на другие компьютеры, что требует обеспечения необходимой совместимости с ними программ конкурентов. Т.к. элементы других приложений в PowerPoint подключаются через OLE, некоторые презентации сильно привязаны к платформе Windows, из-за чего становится невозможным открытие данных файлов, например, в версии для Mac OS. Решением этой проблемы стал переход на открытые стандарты, такие как PDF и OASIS OpenDocument.

Критика

PowerPoint неоднократно подвергается критике. Прежде всего критике поддается стиль изложения материала, который называют навязываемым, в виде набора кратких тезисов – «буллитов», одновременно появляющихся на экране и зачитывающихся лектором, а также смещение акцента к оформлению в ущерб смыслу. В качестве противников использования PowerPoint для презентаций выступил профессор Йельского университета Э. Тафти и российский дизайнер А. Лебедев.

Планирование содержания и вида презентации

В программе Power Point под презентацией понимают последовательность слайдов, которые показывают в полноэкранном режиме. На слайдах можно размещать текстовую и графическую, звуковую и видеоинформацию и т.д.

Замечание 2

Созданная в Power Point презентация позволяет подготовить материалы доклада в удобной, наглядной и яркой форме. Понятие «презентация» обозначает сам процесс представления материала аудитории и одновременно документ, в котором содержатся объекты презентации. От докладчика требуется не только умение создать презентацию и грамотно оформить ее, но и донести его содержимое до аудитории.

Для создания презентации нужно четко определить ее цель, составить вступление и заключение, продумать логику выступления и определить последовательность расположения информации на слайдах.

Этапы создания презентации:

Планирование содержания и вида презентации.
Создание презентации: редактирование и оформление слайдов.
Оформление спецэффектов для демонстрации презентации.
Настройка режима показа презентации, распечатка раздач и заметок.

Определение нужного количества слайдов

Для определения необходимого количества слайдов нужно создать план презентации и разделить материал на отдельные слайды. Каждая презентация будет содержать следующие слайды:

основной титульный слайд;
вводный слайд, который содержит основные темы или тезисы презентации;
один или несколько слайдов для каждой темы (раздела);
итоговый слайд с выводами или обобщениями.

Общие правила подготовки презентации

аккуратно оформленные слайды (правильно подобранные шрифты и подступы, отсутствие опечаток, орфографических ошибок);
на титульной странице должна быть представлена тема и докладчик, может быть указаны дата и название мероприятия;
оптимальное количество строк на слайде – от 6 до 11, нужно избегать перегруженности и мелкого шрифта, которые тяжело воспринимаются;
перечни должны содержать короткие фразы: от одной до двух строк на фразу;
оптимальная скорость переключения – один слайд за 1–2 минуты, для кратких выступлений – 2 слайда в минуту;
наличие на слайдах блоков с разнотипной информацией (текст, графики, диаграммы, таблицы, рисунки, схемы), которая дополняет содержание;
наиболее важная информация размещается в центре слайда;
последовательность представления информации на слайдах и в презентации должна соответствовать логике ее изложения;
необходимо использовать максимальное пространство слайда (экрана), например, увеличив рисунки;
по большей части нужно использовать верхние ¾ слайда (экрана);
каждый слайд должен иметь заголовок, в конце которых точка не ставится;
не рекомендуется в стилевом оформлении презентации использовать более 3 цветов и более 3 типов шрифта;
оформление слайда не должно отвлекать слушателей от его содержания;
грубая ошибка – читать слайд дословно! Информация на слайде может быть более подробной, формальной и строго изложенной, нежели в выступлении;
не стоит озвучивать формулы дословно, если это не касается выступления на лекции или семинаре;
в коротком выступлении недопустимо повторять одну и ту же мысль, даже другими словами. При проведении лекции часто необходимо возвращаться к наиболее важным моментам, рассматривая их с новых точек зрения. Фразы должны быть продуманы, понятны слушателям, соответствовать их специальным знаниям. Непонятные фразы необходимо удалить из презентации;
любая фраза должна говориться со смыслом. Каждая фраза и каждый слайд презентации должны логично подводить к последующим фразам, быть для них посылкой, и в конечном итоге все выступление должно быть подчинено главной цели – донести до аудитории две-три по-настоящему ценных мысли. В таком случае выступление будет цельным и оставит хорошее впечатление.