Сведения о среднесписочной численности - отчёт, который подаётся ежегодно всеми организациями, а также индивидуальными предпринимателями с наёмными работниками.
От размера среднесписочной численности персонала зависят, в частности, способ представления отчётности в налоговые органы, расчёты по страховым взносам во внебюджетные фонды, а также некоторые иные права налогоплательщика. Не стоит путать понятия «среднесписочная численность» и «средняя численность» работников.
Установлены следующие сроки сдачи сведений о среднесписочной численности работников:
Подавать сведения о среднесписочной численности нужно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации (месту жительства индивидуального предпринимателя, привлекавшего в отчетном периоде наемных работников).
Как сдать отчёт о среднесписочной численности? Возможны следующие варианты.
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, по форме КНД 1110018 ежегодно подаются организациями и предпринимателями с сотрудникам.
Согласно пункта 3 статьи. 80 Налогового кодекса РФ, сведения о среднесписочной численности (ССЧ) должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников.
Если численность сотрудников для отчета превышает 100 человек, сведения должны сдаваться в электронный форме. Для численности до 100 человек можно выбрать между электронной и бумажной формой отчета.
Если в организации нет сотрудников, сведения так же подаются, в качестве ССЧ указывается 0 человек.
Отдельно подавать сведения по обособленным подразделениям не требуется. Сотрудников обособленного подразделения учитывают при расчете среднесписочной по всей организации.
Срок сдачи до 20 января, года следующего за отчетным периодом. Срок подачи сведений за 2019 год – 20 января 2020 года.
Для организаций созданных в течение года, необходимо подать сведения не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем создания. Такое же правило распространяется на реорганизованные юридические лица
За непредставление сведений о среднесписочной численности штраф составляет 200 рублей.
В среднесписочную численность (ССЧ) включаются только работники с основным местом работы. Внешние совместители и работники по договорам в расчете не учитываются. Внутренние совместители учитываются как один человек.
При расчете за год, квартал и другой период более месяца рассчитывают на основе средней численности за каждый месяц. Для расчета ССЧ за месяц, потребуется сложить ССЧ полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. Не полностью занятые - это только те, кто трудится неполное время по соглашению. Тех, кому неполное время полагается по закону, учитывайте как полностью занятых.
ССЧ за месяц рассчитывают на основе списочной численности за каждый календарный день месяца для полностью занятых работников. Пример расчета, списочная численность с 1 по 21 июня - 50 человек, а с 22 по 30 июня - 51 человек. В этом случае, за июнь - 50,3 ((50 чел. x 21 дн. + 51 чел. x 9 дн.) / 30 дн.). С учетом округления - 50 чел.
В расчет списочной включаются все полностью занятые работники, которые числятся в организации на конкретный день. Неважно, работал человек в этот день, был в отпуске или больничном. Не учитываются только работники в отпуске по беременности и родам, неоплачиваемым учебным отпускам и неработающие в отпуске по уходу за ребенком. Если работник трудится неполное рабочее время, в отпуске по уходу за ребенком, он включается в расчет.
Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день.
Информация о количестве рабочих часов в месяце содержится в производственном календаре. В отработанные дни включаются и рабочие дни, попадающие на отпуск и больничный. За каждый такой день учитывается столько же часов, сколько сотрудник отработал в последний день перед отпуском или больничным.
Образец заполнения сведений о среднесписочной численности.
Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это один из первых отчётов только что созданного ООО. Бланк отчётности выглядит простым, тем не менее, сдача СЧР вызывает массу вопросов, на которые мы дадим ответы в этой статье.
Если судить по названию, сдавать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели. Но Министерство финансов считает, что отчитываться должны все компании, в том числе недавно организованные, в штате которых ещё нет сотрудников .
Из письма Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников».
Перечислим, кто обязан сдавать отчёт о среднесписочной численности:
Таким образом, не сдавать эти сведения вправе только ИП без работников, все остальные бизнесмены обязаны отчитаться.
Расчёт среднесписочной численности в 2019 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.
Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (ж) Указаний.
Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.
В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.
Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) - не позже 20-го числа месяца , следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.
Например, создание ООО произошло 10 января 2019 года, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля 2019 года. Далее компания отчитывается в общем порядке, т.е. за 2019 год отчёт о количестве работающих сдать нужно до 20 января 2020 года включительно.
Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.
Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.
Отчёт СЧР сдают по на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.
Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.
В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».
Единственный значимый показатель отчёта СЧР - это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 772. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.
Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой. Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), - количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2019 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2019 года.
Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.
Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.
Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.
На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.
Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.
До 21 января налоговые инспекторы ждут от организаций и предпринимателей сведения о среднесписочной численности работников. Правила, по которым нужно определить этот показатель за 2018 год, изменились.
Представлять в налоговую инспекцию отчет о среднесписочной численности должны не все работодатели. Например, предпринимателям без персонала отчитываться не нужно (п. 3 ст. 80 НК РФ). В таблице представлены организации, которым предстоит сдать отчет. Проверьте, попадает ли в их число ваша компания.
Таблица. Кто сдает сведения о среднесписочной численности
Вид организации / ИП | Когда сдавать отчет | Основание |
Компания или ИП с сотрудниками | Пункт 3 статьи 80 НК РФ |
|
Новые ИП с наемными работниками | Письмо Минфина России от 19.07.2013 № 03-02-08/28369, |
|
ИП с наемным персоналом прекратил деятельность в середине года | Письмо Минфина России от 30.03.2017 № 03-02-08/18588 |
|
Новая или реорганизованная компания | Сдайте отчет дважды:
| Пункт 3 статьи 80 НК РФ |
Не запутайтесь - речь идет не о статистической отчетности (форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»).
Сведения о среднесписочной численности сдаются по рекомендованной форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Передать отчет в налоговый орган можно как в электронном, так и в бумажном виде.
При этом правила подсчета применяются те же, что и для статистической отчетности, и для формы 4-ФСС: они утверждены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772 (далее - Приказ № 772). Этот документ пришел на смену прежнему приказу Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года, и в нем есть отличия.
Образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год.
Рассмотрим пошагово расчет среднесписочной численности работников.
Добавьте в отчет только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры (п. 76 Указаний по заполнению формы, утвержденных Приказом № 772). Неважно, находится ли сотрудник в отпуске, на больничном или в командировке. Но есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они поименованы в пункте 78 Приказа № 772:
Пример 1. Расчет списочной численности работников
В ООО «Сосна» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них - внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
12 чел. - 2 чел. - 1 чел. = 9 чел.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем используйте формулу:
В сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Не включайте в расчет работниц в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз (п.79 Приказа № 772).
Внимание: если в отпуске по уходу за ребенком работница трудится неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Такие правила установлены в Приказе № 772 и действуют с 2018 года. Данный пункт отсутствовал в старом порядке заполнения формы, утвержденном приказом Росстата № 498 от 26.10.15.
Пример 2. Расчет месячной численности работников с полным рабочим днем
Вернемся к условиям Примера 1.Списочная численность работников в ООО «Сосна» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Определим списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Считайте численность в два этапа (п.79.3 Приказа № 772):
Пример 3. Расчет месячной численности работников с неполным рабочим днем
Списочная численность работников в ООО «Сосна» на 30 ноября составляет 9 человек. Двое сотрудников работают на неполной ставке: по 2 и 6 часов в день.
Вычислим количество человеко-дней за ноябрь:
2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч = 21 чел.-день
Посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:
21 чел.-день / 21 день = 1 чел.
Чтобы получить среднесписочную численность за месяц сложите численность сотрудников с полным и неполным рабочим временем за этот период. Если получится дробный показатель, округлите его до целого значения (п. 79.4 Приказа № 772).
Определим этот показатель за ноябрь, используя данные предыдущих примеров:
7,73 чел. + 1 чел. = 8,73 чел. (округляем до 9 человек).
Рассчитайте среднесписочную численность сотрудников за год по формуле:
Внимание
Чтобы определить численность работников за первый квартал, сложите показатели численности за январь, февраль и март и разделите на 3. Аналогично определяется численность за полугодие и 9 месяцев.
Пример 4. Итоговый расчет среднесписочной численности за год
В течение 2018 года в ООО «Сосна» среднесписочная численность работников составляла:
Месяц | Среднесписочная численность, чел. |
Сентябрь | |
Определим показатель за год:
(8 чел. + 8 чел. + 7 чел. + 8 чел. + 8 чел. + 9 чел. + 9 чел. + 8 чел. + 8 чел. + 7 чел. + 9 чел. + 7 чел.) / 12 мес. = 8 чел.
Бухгалтер заполнил отчет так, как на образце ниже.
Осталось добавить, что если сдать сведения о среднесписочной численности с опозданием, инспекторы выпишут компании или предпринимателю штраф 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ). Для руководителя организации санкция составит от 300 до 500 рублей. (ст. 15.6 КоАП).
Образец. Сведения о среднесписочной численности за 2018 год (заполненный образец)
Среднесписочная численность определяется в соответствии с требованиями Росстата (Приложение № 1 к Приказу Росстата от 24.09.2014 № 580).
Рассчитывается она на основании списочной численности. На каждый рабочий день месяца в нее включаются работники, в том числе принятые на временную или сезонную работу, как присутствующие на своих рабочих местах, так и отсутствующие, например по следующим причинам:
В выходной или праздничный день списочная численность считается равной численности за предшествующий рабочий день.
В среднесписочную численность не включаются:
Среднесписочная численность за месяц считается по формуле:
Для сотрудников, работающих неполное рабочее время по трудовому договору, среднесписочная численность рассчитывается по такой формуле:
За дни болезни и отпуска сотрудников, работающих неполное рабочее время, учитывается такое же количество часов, как и в их предыдущий рабочий день.
Работники, которые трудятся неполное рабочее время по инициативе работодателя или в силу закона, например несовершеннолетние, при расчете учитываются как целые единицы.