Сколько стоит кадровый аудит. Проверяем документацию кадрового подразделения. Нормативная и законодательная база

Узнайте, как свести к минимуму риск суда или штрафа за невыполнение требований трудового законодательства. Проведите внутреннюю аудиторскую проверку документации по кадрам, чтобы привести дела в порядок и избежать претензий ГИТ.

Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Шаг 3. Проведите экспертизу имеющихся документов . После сверки проанализируйте содержание документов, хранящихся в кадровой службе, и правильность их оформления. Убедитесь, что локальные акты, договоры и соглашения не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Проверьте актуальность штатного расписания и графика отпусков, посмотрите, стоят ли подписи сотрудников под документами, с которыми их должны были ознакомить.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек и трудовых книжек персонала, если данные устарели — обновите их. Трудовые книжки, полученные от работников, следует регистрировать, а новые бланки или вкладыши — заводить по письменному заявлению работника. Все регистрационные журналы, ведущиеся кадровой службой, должны быть прошиты и пронумерованы, а книги по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них — опломбированы или скреплены сургучной печатью. Бланки строгой отчетности, к которым относятся как заполненные, так и еще не использованные трудовые книжки, должны храниться в местах с ограниченным доступом, например, в сейфе или запирающемся шкафу.

Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

Шаг 4. Составьте письменный отчет о результатах экспертизы . Перечислите все выявленные ошибки и проблемы, сделайте выводы о существующих рисках и состоянии кадрового учета в целом. Разработайте перечень рекомендаций по устранению этих рисков. Для удобства результаты экспертизы можно разбить на два блока. В первом опишите итоги аудита обязательной документации. Во втором — итог проверки документов по каждому сотруднику отдельно. Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д.

Шаг 5. Разработайте и утвердите недостающие документы . Издайте отдельный приказ: назначьте ответственных должностных лиц, установите четкие сроки разработки. Так будет проще контролировать процесс.

К сожалению, даже на преуспевающих предприятиях аудит кадровых документов часто выявляет досадные ошибки. Самый распространенный недочет, за который многие работодатели уже поплатились штрафами — небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на их обработку.

10 других ошибок и проблем

График отпусков неправильно оформлен или вовсе отсутствует.
Ответственные должностные лица не проверены на дисквалификацию.
Неверно заполнены трудовые книжки работников — отсутствуют записи о переводах, записи о приеме на работу внесены с опозданием, не актуализированы сведения о владельцах, неверно проставлены ссылки на статьи Трудового кодекса РФ.
Трудовые договоры заполнены некорректно — отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, не прописаны обязательные условия, не указаны точные даты выплаты зарплаты.
Не разработаны должностные инструкции, упоминаемые в трудовых договорах.
Нет документов, подтверждающих факт ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами, приказами и соглашениями, имеющими непосредственное отношение к их работе.
Не ведутся табели учета рабочего времени и регистрационные журналы/книги.
Личные карточки недозаполнены, отсутствуют или содержат неактуальные данные.
Разработаны не все локальные акты из обязательного перечня.
Штатное расписание не утверждалось либо устарело.

У руководителя каждой компании иногда должно возникать желание заняться аудитом кадрового делопроизводства, чтобы проверить качество ведения кадрового учета и документации, правильность выполнения обязанностей. Кадровый аудит организаций − это ряд мероприятий по выявлению ошибок и недочетов в работе кадровой службы. Своевременное проведение позволяет избежать различных проблем, оптимизировать работу этой службы на предприятии.

Что такое кадровый аудит

Под аудитом кадрового делопроизводства понимают оценку организационной структуры компании и системы управления персоналом. Такой контроль проводится комплексно и дает огромный положительный эффект для компании. Его проведение связано не только с проверкой и анализом всей кадровой документации. Проверяется соответствие учета нормам действующего законодательства, актуальным на день проверки. Работа кадровой службы оценивается с помощью анализа экономических показателей деятельности компании.

Когда необходимо проведение проверки

Проверку следует выполнять:

при увольнении сотрудника, отвечавшего за ведение кадрового делопроизводства и документации. Контроль позволит найти и устранить допущенные ошибки и новому сотруднику спокойно вступить в должность;
внесении изменений в законодательные акты. Позволит привести документы в соответствие с новыми нормами. Вносить изменения и дополнения необходимо сразу же после их вступления в силу;
смене руководящего состава компании. Позволит новому руководству убедиться в том, что в компании нет нарушений, а работа кадровой службы может выполняться так, как до его вступления в должность;
подготовке к грядущим проверкам. Позволит руководству компании быть уверенным в соблюдении трудового законодательства по отношению к сотрудникам;
по желанию руководителя организации проверить и скорректировать работу кадровой службы. Позволит выявить ее слабые стороны и определить направления ее совершенствования.

Такая проверка должна стать постоянной для компании. Если проводить ее дважды в год или раз в квартал, то это потребует меньше сил и времени, снизит стоимость. Пользы от такой проверки будет больше, чем от разового кадрового аудита организации.

Проверка может выполняться:

кадровой службой компании. Для этого создается специальная комиссия, в которую входят квалифицированные сотрудники с опытом и знаниями трудового законодательства и права, делопроизводства, работы с документацией. Стоимость проверки минимальная;
аудиторами сторонней организации, занимающейся предоставлением услуг кадрового аудита на профессиональном уровне. Стоимость их работы зависит от ценовой политики компании.

1-20 сотрудников	200 руб. за каждого сотрудника
21-50 сотрудников	175 руб. за каждого сотрудника
51-100 сотрудников	150 руб. за каждого сотрудника
Свыше 100 сотрудников	125 руб. за каждого сотрудника

Заказать расчет

Приглашенные аудиторы

В тех случаях, когда у руководства компании есть сомнения по поводу компетентности работников отдела кадров либо оно хочет получить экспертную оценку их деятельности, приглашаются аудиторы со стороны. Такой шаг позволит получить независимую оценку и незаинтересованный взгляд на работу кадровой службы. А значит, поможет усовершенствовать ее деятельность.

Аудиторы со стороны видят даже самые мелкие недочеты в ведении кадрового учета. Сотрудники компании, ежедневно занимающиеся рутинной работой, могут не замечать собственных ошибок. Приглашенные аудиторы сразу же обнаружат допущенные недочеты и укажут на них.

Приглашенные аудиторы имеют значительный опыт проведения проверок, заполнения документов, оформления договоров в соответствии с законодательством. Потому такой контроль займет намного меньше времени и будет выполнен на высоком уровне. Да и его стоимость будет ниже.

Как становится понятно, хоть стоимость работы аудиторов и выше, проведение такой проверки гораздо эффективнее.

Методы аудита

Существует несколько методов проведения кадрового аудита:

организационно-аналитический − проверяются отчеты, документация и трудовые показатели. Выявленные ошибки и их своевременное исправление позволят избежать ответственности (от штрафных санкций до уголовной);
социально-психологический − используются различные опросы и беседы с работниками организации. В результате появляется ясность, насколько велико желание персонала работать в компании. Становятся понятными отношения в коллективе. Этот метод поможет выявить реальные способы мотивации, найти эффективные и простые пути повышения работоспособности рабочего коллектива;
экономический − сравниваются самые разные показатели с внутриотраслевыми и общепринятыми нормативами. Позволяет выяснить результативность работы персонала.

Данные методы эффективны и имеют огромную пользу для организации при использовании в комплексе или самостоятельно. Они помогают выявить проблемные зоны и определить метод их устранения. Комплексно они затрагивают все области, влияющие на эффективность и производительность труда, прибыльность организации.

Помощь в проведении кадрового аудита

Компания «Азбука Учета» оказывает услуги кадрового аудита в Москве и Московской области.

Наши преимущества:

высококвалифицированные специалисты с огромным опытом проведения кадрового аудита, знаниями в области трудового законодательства и права, кадрового делопроизводства;
15-летний опыт успешной работы;
гибкая ценовая политика, которая позволяет предложить оптимальную стоимость;
индивидуальный подход к каждому клиенту.

Цены кадрового аудита сугубо индивидуальны, поскольку зависят от многих факторов: размеров организации, выбранных методов проверки, состояния кадрового учета и т. д. Стоимость кадрового аудита определяется при личной встрече специалиста «Азбука Учета» с клиентом.

Воспользуйтесь услугами профессионалов с огромным опытом работы и проверьте эффективность деятельности вашей кадровой службы.

В рамках этого типа работ проверяются основные локально-нормативные акты компании (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, локальные акты по охране труда, наличие трудовых договоров и пр.) и их применение.

Стоимость – от 40 000 руб.

Проведение проверки на основе выборки кадровых документов. Основания и объем выборки определяются по результатам анализа задачи клиента. В среднем, для ознакомления с кадровым учётом организации и выявления слабых мест осуществляется проверка кадровых документов, относящихся к 20% работников, занимающих разные должности (от «рядового» сотрудника до руководителя). Однако конкретный объем выборки всегда определяется при взаимодействии с клиентом в зависимости от его потребностей.

Примеры ситуаций, когда может быть проведен выборочный аудит:

Необходимо проверить кадровые документы, относящиеся к «зоне высокого риска», то есть той области деятельности организации, где наиболее часто возникают нарушения. Такие зоны могут быть выявлены после предварительной беседы профессионального аудитора с клиентом.
Примеры областей повышенного риска: оформление трудовых отношений, в том числе с иностранными гражданами; оформление отношений с материально ответственными работниками; порядок расчетов с работниками и пр.
Анализируются локально-нормативные акты организации.
Проверяется применение локальных актов к выбранным сотрудникам.
Проверяются прочие кадровые документы в отношении одного сотрудника или нескольких сотрудников (по запросу работодателя), такие как: трудовые договоры, карточки Т-2, трудовые книжки, кадровые приказы, табели учета рабочего времени и т.п.
Иные ситуации, когда потребность организации – проверка отдельного сегмента кадрового учёта.

Стоимость – от 95 000 руб.

Предполагает комплексную проверку всех кадровых документов организации в полном объеме, а также системы организации кадрового документооборота в целом. В результате аудиторы получают полную картину о кадровом учете организации и дают подробные рекомендации по оптимизации кадрового учёта и устранению выявленных нарушений.

В частности, при полном аудите проверяются следующие документы:

Локально-нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, локальные акты по охране труда, наличие трудовых договоров и пр.).
Трудовые договоры, трудовые книжки, штатное расписание, должностные инструкции, личные карточки работников и прочие документы, подлежащие оформлению в отношении работников.
Кадровые приказы (распоряжения) (о приеме работника, о переводе работника, о прекращении трудового договора, о направлении в командировку и другие), а также основания к приказам (заявления, докладные записки, иные документы).
Договоры о материальной ответственности.
Журналы и книги регистраций.
Иные кадровые документы.

В ходе полного кадрового аудита проверяется не только факт наличия кадровых документов и соблюдение правил их составления, но и надлежащее ознакомление работников с обязательными к ознакомлению документами, соблюдение правил хранения и учёта документов и прочие вопросы соблюдения трудового законодательства.

Стоимость – от 95 000 руб. (зависит от количества персонала компании, заказавшей услугу).

В зависимости от целей и задач проверки, мы предлагаем нашим клиентам 3 вида кадрового аудита.

1. Локальный аудит

Производится локальная выборка кадровых документов для выявления системных ошибок кадрового учета. Выборочно на предмет соответствия требованиям ТК РФ анализируются все обязательные документы , фактически существующие у работодателя.

Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда ходят быть уверенными, что общий подход к ведению кадрового делопроизводства в их компании верный, а пакет необходимых документов полный и составлен корректно.При этом выявление локальных ошибок исполнителя, отвечающего за ведение КДП, не является значимым для клиента.

2. Полный аудит

Производится анализ каждого документа для выявления всех возможных ошибок, допущенных при ведении КДП (кадрового делопроизводства). Все существующие в компании кадровые документы анализируются в полном объеме. Все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг с другом. Разрабатываются индивидуальные рекомендации по исправлению допущенных ошибок.

Данный аудит позволяет дать полную оценку качеству ведения КДП в компании и устранить все существующие ошибки. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда хотят быть уверенными, что они полностью готовы к любому аудиту проверяющих органов и при запросе любого документа при проверке не будет никаких проблем и сложностей.

3. Системный аудит

Производится проверка всей кадровой документации ("полный аудит") + анализ системы движения кадрового документооборота, выявление проблемных зон системы.

Данный аудит позволяет системно взглянуть на кадровое делопроизводство в Компании. Отчет о результатх аудита содержит не только рекомендации по устранению всех обнаруженных нарушений, но рекомендации по оптимальному изменению системы работы в сфере КДП (кадрового делопроизводства).

Наши клиенты, которые выбирают этот вид аудита, хотят не только быть уверенными в корректностии правильности ведения КДП, но и в оптимальности и эффективности логистики кадрового делопроизводства в компании.

Стоимость кадрового аудита (все цены указаны без НДС)

ВИД АУДИТА	количество штатных единиц до 10	количество штатных единиц от 11 до 25	количество штатных единиц от 26 до 50	количество штатных единиц от 51 до 90	количество штатных единиц от 90 до 200	количество штатных единиц от 201 до 400	количество штатных единиц более 400
ВИД АУДИТА	количество штатных единиц
ВИД АУДИТА	до 10	от 11 до 25	от 26 до 50	от 51 до 90	от 90 до 200	от 201 до 400	более 400
Локальный аудит	900 р./ед, но не менее 5000 р.	850 р./ед	800 р/ед	750 р./ед	700 р./ед	650 р./ед	обсуждается индивидуально с клиентом
Полный аудит	1300 р./ед, но не менее 7000 р.	1250р./ед	1200 р./ед	1150 р/ед	1100 р./ед	1150 р./ед
Системный аудит	1600 р./ед, но не менее 13500 р.	1550 р./ед	1500 р./ед	1450 р./ед	1400 р/ед.	1350 р/ед.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 9

Внутренний кадровый аудит

В последний год наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов. Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением. Во-вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды прежде всего обращают внимание на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления. В-третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.

Понятие внутреннего кадрового аудита

Внутренний кадровый аудит - это регламентированная локальными нормативными актами и осуществляемая внутри аудируемого лица специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита) деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы компании.

В данном определении неслучайно сделан акцент на два важных момента: независимости внутренних аудиторов и их объективности. Представляется принципиальным тот факт, что внутренние аудиторы должны быть независимы от проверяемой ими кадровой службы компании и ее руководителя. Только в этом случае они будут иметь возможность свободно выражать свое мнение.

Фактически независимость службы внутреннего кадрового аудита определяется уровнем ее подчиненности в компании. Она может существовать в виде департамента или отдела внутри HR-службы и подчиняться напрямую директору по персоналу или же иметь статус самостоятельного подразделения, подчиненного непосредственно первому лицу компании. Независимость внутренних аудиторов не может быть обеспечена в ситуации, когда подразделение внутреннего кадрового аудита подчинено руководителю кадровой службы (отдела кадров и т.п.).

Под объективностью понимается беспристрастная интеллектуальная честность внутреннего аудитора, его умение отстаивать свое мнение, независимое от мнения вышестоящих руководителей, и способность избегать конфликтных ситуаций. На объективность внутреннего аудитора не должны влиять ни его предубеждения, ни другие лица, ни давление со стороны руководства.

Количество сотрудников в данной службе различно и во многом зависит от размера компании. В небольших компаниях численностью до 500 человек отвечать за внутренний кадровый аудит может один специалист (в этом случае служба как таковая не создается). В средних компаниях численностью до 3000 человек внутренним аудитом могут заниматься от трех до пяти человек. В больших компаниях, имеющих разветвленную сеть филиалов, в службе кадрового аудита может быть до 10 человек.

Цель и задачи внутреннего кадрового аудита

Цель аудита - конкретная задача, на решение которой направлена деятельность внутреннего аудитора. Цель внутреннего кадрового аудита в каждом случае различна. Она зависит от размера компании, ее организационной структуры и может меняться в зависимости от требований руководства. Следует признать, что в абсолютном большинстве российских компаний подразделения внутреннего кадрового аудита нацелены на обслуживание потребностей руководства HR-службы. Они, во-первых, подчинены HR-директору компании, во-вторых, работают по утвержденному им плану и, в-третьих, представляют полученную в ходе аудита информацию непосредственно руководителю службы персонала. Последний, в свою очередь, зачастую воспринимает внутренний аудит как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности сотрудников кадровой службы. Такой подход вызывает обоснованные сомнения.

Представляется, что целью внутреннего кадрового аудита в конечном счете должно быть улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Мониторинг рисков, которым может подвергаться компания в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, является одним из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита. Служба внутреннего кадрового аудита должна стремиться не только к поиску ошибок в уже созданных документах, но в первую очередь к их предотвращению. Для этого она должна в том числе оказывать необходимую помощь сотрудникам кадровой службы, консультируя их на этапе разработки и создания кадровой документации по возникающим у них вопросам. В этом состоит одно из ее принципиальных отличий от внешних аудиторов.

Исходя из указанной выше цели, на службу внутреннего кадрового аудита могут быть возложены следующие задачи:

1. Проверка и оценка соблюдения законодательства сотрудниками кадровой службы при оформлении кадровой документации.

2. Оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам.

3. Оценка эффективности работы кадровой службы и системы кадрового документооборота компании.

5. Предоставление необходимой информации руководству и собственникам компании по интересующим их вопросам.

Создание службы внутреннего кадрового аудита,

определение ее структуры

Начать процесс создания службы внутреннего кадрового аудита лучше всего с определения ее цели и задач. Желательно уже на первом этапе серьезно подойти к формализации деятельности данной службы и разработать комплекс документов, регламентирующих ее деятельность:

Положение о службе внутреннего кадрового аудита;

Должностные инструкции сотрудников службы;

Инструкцию о порядке проведения внутреннего кадрового аудита.

Положение о службе внутреннего кадрового аудита - важнейший документ, регламентирующий работу данного структурного подразделения. Положение строится в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и включает следующие разделы:

1. Общие положения.

В данном разделе содержится общая характеристика службы внутреннего кадрового аудита, ее структура, подчиненность, приводится перечень документов, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

2. Цели и задачи.

Данный раздел содержит перечень основных целей и задач службы внутреннего кадрового аудита.

3. Функции.

Основные функции подразделения вытекают из поставленных целей и задач, изложенных в предыдущем разделе положения.

4. Права и обязанности.

Данный раздел содержит перечень прав и обязанностей службы внутреннего кадрового аудита в рамках компании, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. В этом же разделе указывается ответственность, которую несет как подразделение в целом, так и его руководитель, за неиспользование прав и невыполнение обязанностей.

5. Руководство.

В этом разделе раскрывается порядок назначения и увольнения руководителя службы внутреннего кадрового аудита, приводятся требования к уровню его квалификации, перечисляются его права и должностные обязанности и т.д.

6. Взаимоотношения.

Очень важный раздел, включающий подробное описание процесса внутреннего взаимодействия службы внутреннего кадрового аудита с другими структурными подразделениями компании, прежде всего с кадровой службой компании и юридической службой компании: по каких вопросам, в каких случаях и в каком порядке осуществляется это взаимодействие; если предполагается взаимодействие сотрудников службы с внешними организациями (например, участие в проверках, проводимых инспекцией труда и т.п.), то данный процесс также описывается в этом разделе.

7. Организация работы.

В данном разделе описываются основные моменты, касающиеся организации ее работы. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

8. Заключительные положения.

В разделе определяется порядок вступления положения в действие, а также порядок внесения в него изменений и дополнений.

Должностные инструкции сотрудников службы состоят из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

В данном разделе по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

Полное наименование должности, приведенное в соответствии со штатным расписанием;

Кому подчиняется сотрудник;

Порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения - для рядовых сотрудников);

Порядок замещения в случае временного отсутствия сотрудника (в том числе и порядок приема-передачи дел);

Особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, этот пункт может отсутствовать;

Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется сотрудник, занимающий данную должность;

Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

2. Функции.

Раздел содержит перечень основных направлений деятельности сотрудника в соответствии с направлениями деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

3. Должностные обязанности.

В этом разделе подробно перечисляются виды работ, которые обеспечивают выполнение функций, указанных в предыдущем разделе; описывается также характер выполняемых действий ("организует", "обеспечивает", "подготавливает", "рассматривает", "руководит" и т.д.).

В данном разделе фиксируются полномочия сотрудника службы внутреннего кадрового аудита, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

В разделе описывается, как и с кем взаимодействует сотрудник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет и другие вопросы информационных взаимосвязей сотрудника со структурными подразделениями и иными сотрудниками компании, а также (при необходимости) со сторонними организациями. Данный раздел можно оформить в табличной форме как наиболее наглядной.

В инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита подробно описывается технология проведения внутреннего аудита (см. ниже), а в приложении к ней приводятся типовые образцы рабочих и отчетных документов внутренних аудиторов.

Структура службы внутреннего кадрового аудита во многом зависит от позиции руководства компании (или руководства HR-службы), т.е. от того, какие задачи оно ставит перед данным подразделением и насколько правильно понимает его роль в компании.

В большинстве компаний служба внутреннего кадрового аудита является централизованной, т.е. подразделение, отвечающее за кадровый аудит, находится в центральном офисе компании. Преимуществом такой структуры является независимость сотрудников службы от руководителей региональных филиалов и представительств компании и их кадровых подразделений. Однако возможно построение службы и в качестве децентрализованной структуры. В этом случае центральное подразделение берет на себя разработку единой технологии проведения аудита и обучение работе по этой технологии, а саму проверку осуществляют внутренние аудиторы на местах. Такой вариант привлекает возможностью быстрого проведения внеплановых проверок, однако подобная структура вызывает серьезные сомнения относительно независимости и объективности местных аудиторов.

Основные направления работы и планирование кадрового аудита

Основные направления работы службы внутреннего кадрового аудита заключаются в следующем:

Проверка соответствия деятельности сотрудников кадровой службы требованиям действующего законодательства;

Оценка полноты состава кадровой документации;

Оценка системы регистрации кадровой документации;

Оценка системы хранения кадровой документации;

Оценка системы подготовки дел к архивному хранению;

Оценка программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации;

Аудит локальных нормативных актов;

Аудит трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками;

Аудит договоров о материальной ответственности;

Аудит должностных инструкций;

Аудит приказов по личному составу;

Аудит документации по охране труда;

Аудит порядка ведения трудовых книжек;

Иные направления, актуальные для компании (например, аудит документации по отдельным категориям сотрудников, аудит документации по обучению и аттестации сотрудников и т.п.).

По всем вышеперечисленным направлениям службой внутреннего кадрового аудита могут проводиться как плановые, так и внеплановые проверки. Плановые проверки организует руководитель службы согласно плану, утвержденному вышестоящим руководителем. План работы службы внутреннего кадрового аудита содержит перечень тем планируемых аудитов с указанием срока их проведения и разрабатывается на год. Внеплановые проверки проводятся в случае смены руководителя кадровой службы (или ее регионального филиала) по инициативе руководства компании или ее HR-директора, при поступлении сигнала о противоправных действиях сотрудников кадровой службы и/или нарушении ими внутренних правил, инструкций, положений.

Технология проведения внутреннего кадрового аудита

Организация внутренних аудиторских проверок происходит следующим образом:

1. Руководитель службы внутреннего кадрового аудита утверждает программу аудита. В программе определяются объем аудита, период проверки, состав аудиторской группы, планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита.

2. Руководством компании издается приказ о проведении внутреннего кадрового аудита с указанием темы будущей проверки (см. пример 1), который доводится до сведения руководителя кадровой службы (и руководителей ее региональных подразделений, если таковые имеют место). Руководство кадровой службы в течение указанного в приказе времени обязано подготовить и предоставить аудиторам всю необходимую кадровую документацию, а также иную информацию, которая необходима для проведения аудита.

3. Аудиторская группа проводит анализ содержания представленных документов. Перед началом аудита всем членам аудиторской группы выдаются специальные чек-листы с контрольными вопросами, по которым проводится проверка. А в случае необходимости они встречается с сотрудниками кадровой службы, получают от них необходимые разъяснения.

Данную информацию они фиксируют в рабочих документах, форма которых утверждается в инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита. Выявленные в результате аудита нарушения и несоответствия фиксируются в специальных протоколах несоответствий, в которых также записываются возможные мероприятия по коррекции и предупреждению подобных ситуаций в будущем.

Общество с ограниченной

ответственностью "Айс"

(ООО "Айс")

N ------

О проведении кадрового аудита

В целях улучшения деятельности кадровой службы и минимизации возможных рисков ООО "Айс", связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками" с 9 по 15 сентября 2007 г.

2. Назначить руководителем аудиторской группы заместителя руководителя службы внутреннего кадрового аудита Бирюкова С.В.

3. Включить в состав аудиторской группы следующих сотрудников:

инженера по защите информации Симакова А.В.

юрисконсульта Ефремова К.А.

ведущего специалиста по кадровому документообороту Ветрову Е.П.

5. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на руководителя службы внутреннего кадрового аудита Румынину В.В.

Генеральный директор Кирипов В.П. Кирипов

С приказом ознакомлены:

Бирюков С.В. Бирюков

Симаков А.В. Симаков

Ефремов К.А. Ефремов

Румынина В.В. Румынина

4. По итогам проверки аудиторская группа в течение 7 дней составляет отчет, описывающий состояние дел, выявленные проблемные зоны и возможные риски, а также содержащий рекомендации по решению указанных проблем и минимизации рисков.

Перед передачей отчета руководству он обсуждается руководителем аудиторской группы с проверяемыми работниками кадровой службы. Цель обсуждения заключается в том, чтобы убедиться, что содержание отчета сотрудникам понятно и они готовы выполнять предлагаемые аудиторами рекомендации либо могут обосновать причины невозможности их выполнения.

5. Отчет представляется руководству компании, которое утверждает рекомендации аудиторов и принимает решения, способствующие выполнению этих рекомендаций.

Типичные проблемы службы внутреннего аудита

Существует ряд типичных проблем, с которыми приходится сталкиваться внутренним аудиторам при осуществлении свой деятельности:

1. Неполное/несвоевременное представление информации аудируемыми, их неконструктивная позиция в процессе проведения внутреннего аудита.

Если сотрудники кадровой службы уверены, что внутренний кадровый аудит проводится исключительно с целью поиска ошибок в их работе, что их знания и опыт подвергаются руководством сомнению, а итоги проверки повлияют на их статус в компании, подобная реакция является неизбежной. Любая проверка - как внешняя, так и внутренняя - ограничена определенными сроками. Понимая это, сотрудники кадровой службы стремятся осложнить работу внутренних аудиторов, реализуют стратегию их информационной блокады: по разным причинам и под разными предлогами им не представляются необходимые документы.

Поэтому необходимо, во-первых, информировать проверяемых о целях проведения аудиторской проверки, акцентировать внимание на пользе, которую могут принести рекомендации внутренних аудиторов по улучшению работы кадровой службы.

Во-вторых, большое значение имеет наличие в компании корпоративной культуры, признающей за сотрудниками "право на ошибку", понимание, что промахи неизбежны даже в работе лучших специалистов. Только в этом случае можно обеспечить готовность работников кадровой службы к сотрудничеству с внутренними аудиторами.

В-третьих, во внутренних документах компании, регламентирующих процедуру проведения кадрового аудита, следуют четко зафиксировать обязанность сотрудников проверяемых подразделений представлять аудиторам всю запрашиваемую информацию в полном объеме в указанные в их запросе сроки. С другой стороны, в этих документах должна быть предусмотрена обязанность внутренних аудиторов согласовывать с проверяемыми сроки своей работы и порядок взаимодействия в ходе предстоящей проверки.

2. Недостаточный бюджет времени на проведение аудиторской проверки.

Внутренний аудит должен планироваться надлежащим образом. Как правило, руководитель службы внутреннего аудита составляется план проверок на предстоящий год с указанием сроков проведения их по месяцам. Однако при наличии частых запросов со стороны руководства HR-службы/кадровой службы или ситуаций, требующих проведения внеплановых проверок, время, первоначально отведенное на плановую проверку, может существенно изменяться. В данном случае важно гибко подходить к составлению и коррекции рабочих планов проверок, а также заранее предусматривать в них необходимый временной резерв на случай подобных запросов.

3. Неподготовленность отдельных руководителей к восприятию информации об истинном положении дел.

Не всегда первые лица HR-службы/кадровой службы готовы к выполнению предлагаемых аудиторами рекомендаций и принятию решений по итогам проведенного аудита. Поэтому необходимо уже на первом этапе создания службы внутреннего кадрового аудита описать порядок внедрения в жизнь рекомендаций внутренних аудиторов, сделанных ими по итогам проверки.

Целесообразно также зафиксировать во внутренних документах компании ответственность руководителя проверяемого подразделения за анализ результатов аудита и осуществление корректирующих/предупреждающих действий на основании отчета и рекомендаций, предоставленных внутренними аудиторами.

4. Отсутствие независимости службы кадрового аудита.

Как уже указывалось, в абсолютном большинстве российских компаний служба внутреннего кадрового аудита подчинена либо HR-директору компании, либо вообще существует на правах структурного подразделения внутри кадровой службы и подчиняется ее руководителю. Подобная зависимость внутренних аудиторов от непосредственного руководства проверяемых сотрудников кадровой службы самым непосредственным образом влияет на их объективность: зависимый внутренний аудитор не сможет быть объективным. Да и сотрудники кадровой службы в таком случае склонны воспринимать внутренних аудиторов как прямых представителей своего руководства и не стремятся выстраивать с ними эффективные рабочие отношения.

Внутренние аудиторы, кто они?

Внутренний аудитор - это лицо, обладающее компетентностью для проведения внутреннего кадрового аудита и имеющее соответствующие полномочия для проведения проверки.

Несмотря на то что подразделения внутреннего кадрового аудита в течение последних трех лет активно создаются во многих компаниях, в настоящее время имеет место нехватка высококвалифицированных специалистов, способных эффективно работать в таких службах.

Как правило, при создании в компании департамента/отдела внутреннего кадрового аудита в него переводятся сотрудники, которые ранее занимались ведением кадрового документооборота в компании. Практика, однако, показывает, что специалисты, которые "выросли" внутри компании и вовлечены в ее внутренние проблемы, не всегда проявляют должную объективность и беспристрастность в оценке работы бывших коллег. С другой стороны, что очень важно, именно они в большей мере нацелены на оказание бывшим коллегам необходимой помощи, на консультирование. Эти сотрудники также могут быть достаточно эффективны при проведении процедуры кадрового аудита филиала компании (или ее иного регионального подразделения).

Представляется оптимальным "смешанное" формирование подразделения внутреннего кадрового аудита как из бывших сотрудников кадровой службы, так и путем привлечения в него сотрудников с рынка, прежде всего из консалтинговых или юридических компаний, оказывающих услуги кадрового консалтинга.

В идеале в состав службы кадрового аудита должны входить юристы, специалисты в области кадрового документооборота и специалисты в области защиты информации.

Ниже приводится примерный перечень формализованных требований к компетентности и личным качествам кандидата на должность руководителя службы внутреннего кадрового аудита компании, а также его права и обязанности.

Руководитель службы внутреннего кадрового аудита:

требования к должности и квалификации сотрудника

1. Демографические требования:

Возраст: до 55 лет;

Пол: мужской/женский.

2. Требования к образованию:

Высшее образование, юридическое или в области документационного обеспечения управления;

Желательно дополнительное образование в сфере управления персоналом и/или информационных технологий.

3. Профессиональный опыт:

Опыт работы в службе управления персоналом/кадровой службе компании с развитой филиальной сетью от 3 лет либо аналогичный опыт работы в консалтинговой или юридической компании;

Опыт постановки/реорганизации системы кадрового документооборота в компании, опыт разработки и внедрения методологии внутреннего кадрового аудита;

Опыт руководства коллективом.

4. Профессиональные знания, умения и навыки:

Отличное знание трудового права и нормативных актов в области кадрового документооборота, документационного обеспечения управления и защиты информации;

Опытный пользователь ПК;

Знание основных специализированных кадровых программ.

5. Личные качества:

Коммуникабельность, умение устанавливать личные контакты;

Объективность и целеустремленность;

Высокая работоспособность;

Ответственность;

Умение работать с большим количеством информации;

Умение аргументированно отстаивать собственное мнение.

Проводить внутренний аудит работы кадровой службы и ее региональных подразделений;

Запрашивать от руководителя и сотрудников кадровой службы необходимую информацию и документы;

Принимать участие в проверках;

Осуществлять контроль над выполнением необходимых корректирующих мероприятий и внедрением рекомендаций, сделанных по итогам проверки;

Давать оценку отчетам, составленным внутренними аудиторами по результатам проверок, и выносить решения по апелляциям на действия внутренних аудиторов;

Принимать участие в разработке нормативных документов, регламентирующих деятельность службы внутреннего кадрового аудита;

Принимать участие в разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования компании, в том числе споров с Государственной инспекцией труда;

Вносить руководству компании предложения по улучшению деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

7. Обязанности:

Осуществлять планирование и организовывать работу службы внутреннего кадрового аудита;

Разрабатывать методику проведения внутренних аудиторских проверок системы кадрового документооборота;

Формировать рабочие группы для проведения проверок;

Взаимодействовать с руководством проверяемых подразделений.

8. Ответственность:

За выполнение плана по внутреннему кадровому аудиту;

За организацию и проведение внеплановых проверок;

За достоверность и объективность информации, содержащейся в отчетах и рекомендациях службы;

За организацию проверок по выполнению необходимых корректирующих мероприятий и внедрению рекомендаций, сделанных по итогам аудита.

Данные требования могут быть доработаны службой персонала с учетом специфики компании и круга задач, стоящих перед службой внутреннего кадрового аудита.

Российское трудовое законодательство в последнее время часто меняется, и внутренние аудиторы должны быть в курсе всех изменений, которые имеют отношение к деятельности компании. Поэтому необходимо обеспечить им возможность постоянного повышения квалификации. Целесообразно не только возложить на службу внутреннего аудита функцию отслеживания всех изменений, но и обязать ее сотрудников доводить информацию о них до сотрудников кадровой службы компании, проводить для них обучающие мероприятия.

Внешний или внутренний кадровый аудит?

Кадровый аудит становится востребованной услугой, для оказания которой привлекаются ведущие российские и западные консалтинговые компании. Проводимый внешними консультантами кадровый аудит позволяет отойти от устоявшихся взглядов, привычек и оценок, помогает сравнить работу кадровой службы компании с работой аналогичных служб компаний-конкурентов, а также получить независимые рекомендации по повышению эффективности системы кадрового документооборота.

С другой стороны, внешние консультанты не всегда имеют достаточно времени для того, чтобы проверить исполнение внутренних процедур и стандартов работы кадровой службы компании, и часто не обладают возможностями для такой проверки. Независимая консалтинговая фирма не может осуществлять и постоянный мониторинг работы сотрудников, отвечающий за кадровый документооборот. В то время как четкая организация работы службы внутреннего кадрового аудита позволяет избежать многих ошибок и нарушений в процессе деятельности кадровой службы компании и предотвратить некоторые из них.

Предлагаем вам оптимальную организацию процесса кадрового аудита в компании:

1. Создание внутреннего подразделения по кадровому аудиту при помощи внешних консультантов, которые на первом этапе окажут помощь в разработке нормативной документации и помогут в подборе необходимых специалистов, исходя из конкретных задач, стоящих перед соответствующей службой.

2. На втором этапе сотрудники службы внутреннего кадрового аудита совместно с внешними консультантами идентифицируют возможные риски и вероятные проблемные зоны и разработают методику проведения внутреннего кадрового аудита компании.

3. На третьем этапе будет проведена апробация созданной методики и, при необходимости, осуществлена ее коррекция.

4. В случае выбора децентрализованной структуры построения службы внутреннего кадрового аудита будет проведено обучение региональных аудиторов работе по принятой технологии.

5. Через оговоренное время внешними консультантами будет проведена оценка деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

Таким образом, создав при помощи внешних консультантов внутреннее подразделение по кадровому аудиту и разработав технологию проверки, компания впоследствии сможет проводить кадровый аудит самостоятельно, привлекая внешних экспертов лишь в тех случаях, когда профессиональной компетентности внутренних аудиторов может оказаться недостаточно.