Годовой бюджет отдела ит. Составление IT-бюджета. Основные компоненты ИТ-бюджета

В нашем веке без IT-технологий никуда. По популярности IT-профессии (например, программист, системный администратор и веб-мастер) давно уже обогнали космонавтов, раз­ведчиков и спасателей. А преуспевают ли компании, которые выбрали информационные технологии своим бизнесом?

Начинали на кухне?

Раньше считалось, что IT-бизнес - это всё, что связано с компьютерами, с «железом». Примерно в 1988-89 годах ростовские институты начали приобретать первые компьютеры, устанавливать машины на кафедрах, проводить с их помощью какие-то вычисления. Но чаще компьютеры использовали как печатную машинку, которая может ещё и ошибки исправлять. О программах (софте) знали мало. Однако, вроде бы самые консервативные люди - бухгалтеры, стали первыми, кто массово начал применять в своей работе специальное программное обеспечение.

В 90-е годы предприятия появлялись в огромных количествах, а государство, в свою очередь, ужесточало контроль за ведением бухгалтерии. Сотрудникам фирм вручную становилось всё сложнее обрабатывать огромное количество бумаг. В итоге на помощь пришли информационные технологии в виде специальных программ.

«Как мы начали этот бизнес? Искали сферу созидательную, направление, где можно приносить реальную пользу, - рассказывает генеральный директор одной из самых известных и старейших компаний, занимающихся программным обеспечением, ростовчанин Андрей Шеремет. - Да и стать представителем молодой тогда компании, производящей программы для бухгалтеров, было несложно. Достаточно было приобрести компьютер (в 1994 году - это тысяча долларов), заключить договор с производителем и купить пять программ, мы тог­да взяли самые дешёвые, это обошлось примерно в 200 долларов. Старт вроде бы лёгкий».

У Шеремета и его партнёров образование было подходящее: в вузе они изучали программирование. Но одного этого оказалось мало. Ценен был тот специалист, который не только мог научить бухгалтера, как пользоваться специальной программой, но и сам разбирался в тонкостях ведения бухучёта, мог понять, что именно нужно клиенту. Частенько программистов вызывали в компании во время проведения аудиторских проверок, сведения балансов: «Почему программа так посчитала, объясните?» И они объясняли, помогали.

Сначала работали так: одна из больших страховых компаний выделила на своей кухне место, за шкафчиком установили два стола, где и стучали по клавишам начинающие бизнесмены. Учили бухгалтеров, компьютеризировали фирму.

«Приходили в компанию и говорили: «Мы избавим вас от ручного труда и рутины, сделаем ваш финансовый учёт удобным и прозрачным», - продолжает рассказывать Андрей Николаевич. - С 1995 по 2005 год - это время, когда среди экономистов и финансистов шёл ликбез. 80% бухгалтеров Ростовской области так или иначе прошли через нас или наших партнёров. Такой вот вклад в устранение айтишной безграмотности среди бухгалтеров».

Программе обучали индивидуально или проводили занятия для сотрудников на предприятиях. Но когда в 1999 году программа «1С» стала стандартом, потребность в учебном центре перед компанией Андрея Шеремета встала остро, поскольку люди массово захотели овладеть премудростями этого программного обеспечения. И такой центр появился.

Меняй мышление!

«Довольно долго в нашей компании работали всего несколько человек, - вспоминает Андрей Николаевич. - Все занимались всем: на телефон отвечал тот, кто в данный момент проходил мимо, коробки с программами разгружал и тащил на четвёртый этаж тот, кто был ближе ко входу. Но у нас был принцип - работать на развитие, вкладывать деньги в расширение дела, а не покупать себе, например, дорогие машины или апартаменты. Если ты не развиваешься, то так и остаёшься индивидуальным программистом.

Кстати, до сих пор многие компании, которые начинали вместе с нами, так и работают, не имеют продавцов софта и услуг, не имеют людей, занимающихся продвижением фирмы на рынке. Логика такая: «А зачем?». Все эти годы подобные фирмы довольствуются узким кругом заказчиков. Между тем болезнь или отпуск руководителя (порой он же программист, он же техподдержка, он же продавец) всегда плохо сказывается на работе компании».

«Чтобы компания выходила на другой, более высокий уровень руководителю надо вовремя менять мышление. У каждого предприятия есть свой этап развития, сначала у тебя работают 10 человек, потом 30, потом 100 человек.

Меняется количество сотрудников, меняется структура фирмы и все процессы. Каждый переход на новый уровень - это внутренний кризис для компании, и на каждом этапе развития руководителю необходимо меняться самому, менять систему управления, мотивации персонала. Трудно перейти от почти семейной конторы к крупной компании», - делится секретом успеха Андрей Шеремет.

Кризис? Как раз это время благодатное для развития компаний, предоставляющих услуги в сфере IT. Есть только два способа поднять бизнес, выжить в непростых экономических условиях: это вливание финансов в своё дело и улучшение, оптимизация всех процессов. Второй способ самый эффективный и экономичный. Да, ты тратишь какие-то средства на установку программного обеспечения, позволяющего тебе автоматизировать свой бизнес, но это быстро окупается. Плюс, как правило, руководитель начинает видеть какие-то расходы или недочёты в работе, до которых раньше руки не доходили, да и нельзя было их учесть и контролировать.

«Хотелки» - не мелочь

Сейчас IT-бизнес трансформировался, если раньше специальные программы использовали только для бухучёта, то теперь IT-технологии помогают наладить весь управленческий учёт, помочь заказчику решить его проблемы. Например, одним из клиентов компании Андрея Шеремета является аэропорт.

Там есть свои бизнес-процессы, присущие только воздушному порту: приём багажа, формирование рейсов, расчёт аэропортовых сборов - всё это невозможно учитывать в комплексе. В итоге специальный софт помогает завязать всё в единую систему, свести между собой и учесть все мелочи, вплоть до автоматизации процесса вывода на печать наклеек на чемоданы пассажиров. Если клиент точно знает, что он хочет, то это почти всегда можно реализовать. Сейчас над воплощением в цифру «хотелок» клиентов работают целые отделы, а когда-то было так:

«Как-то мы работали у одного из наших первых заказчиков. Видим, сотрудники его сосредоточенно и долго колдуют что-то в таблицах Exсel. Вздыхают, снова пересчитывают. Интересуемся, что именно они делают. Объясняют: «Вот у нас пришло 200 счетов, теперь нам это всё надо суммировать, а потом сделать отдельный счёт уже конкретно на каждое судно, которое к нам в порт заходит».

За несколько часов мы сделали так, что теперь все эти сложные вычисления можно было проводить в нашей программе. Заказчик обрадовался и посоветовал нашу компанию своим друзьям -пароходчикам, у которых тоже были до этого рутинные расчёты. В итоге мы получили ещё 27 новых клиентов».

По словам Андрея Николаевича, сейчас его компания движется в сторону консалтинга. То есть оказывает услуги по консультированию и айтишной поддержке руководителей и сотрудников фирм-заказчиков, занимается разработкой своих программных продуктов. Огромное количество времени и финансовых средств Андрей Шеремет тратит на обучение… ребят.

«Грамотных специалистов-айтишников катастрофически не хватает. Мы стараемся ловить талантливых и перспективных ребят ещё в школе. Даём им возможность обучиться программированию и заранее определиться с профессией».

Я б в айтишники пошёл!

Василий Калачёв, заведующий кафедрой «Технологии автоматизации в бизнесе» ЮФУ:

«Такая неизвестная ранее профессия, как IT-специалист стала востребованной. Это своеобразный тренд современности, это модно, престижно, за хорошими айтишниками гоняются ведущие компании. Поэтому растёт количество бюджетных мест в вузах и колледжах на IT-специальностях и направлениях подготовки. В ростов­ских школах открываются IT-классы. А также мы наблюдаем настоящий бум в сфере дополнительного образования детей».

В целом ростовские заведения, где ребят научат программированию, можно разделить на несколько групп:

Системное обучение (это, например, математические воскресные школы при факультетах ведущих вузов или при крупных IT-компаниях). Здесь практикуют такой подход: школьник с «нулевыми» знаниями в области информационных технологий получает реальную возможность не только обучаться на курсах, но и построить карьеру в отрасли, в последствии получив высшее образование за счёт бюджета;

Выбор языков программирования довольно широк: C++, Python, JavaScript, 1С и другие. Обучение этим языкам, естественно, адаптировано к возрасту учеников.

ИТ-бюджет оказывает более чем серьезное влияние на возможности ИТ-директора эффективно управлять отделом. Поэтому формирование ИТ-бюджета является одной из самых важных задач. В нашем новом цикле мы расскажем о принципах работы с ИТ-бюджетом.

В цикле «Планирование и эффективное управление ИТ-бюджетом» читайте. 1. Структура бюджета ИТ-отдела. Ключевые компоненты ИТ-бюджета и типичные количественные отношения между различными его частями. 2. Процесс бюджетирования. Два процесса для успешного закрытия годового бюджета и сравнение их плюсов и минусов. 3. Что движет затратами в ИТ? Обзор основных движущих сил, влияющих на изменение ИТ-бюджета, и стратегия снижения затрат. 4. Дополнительные механизмы ИТ-бюджета. Управление капитальными затратами, практики ревизии цен, планирование чрезвычайных обстоятельств, влияние ИТ-бюджета на принятие решения по поводу покупки или аренды, управление запросами, выходящими за рамки бюджета.

Никто не станет отрицать, что ИТ-бюджет - крайне важный момент в работе ИТ-директора. Создавая бюджет своего отдела, ИТ-директор должен проанализировать огромное количество переменных и привести к разумному соотношению великое множество приоритетных направлений расходов. При правильном управлении ИТ-отделом основные статьи сосредоточены вокруг запросов бизнеса и поддерживают проекты, направления которых наиболее прибыльны для компании в целом. Эффективное управление ИТ-бюджетом в значительной степени определяется способностью ИТ-директора принимать правильные решения по приоритетным направлениям затрат, а также тщательным контролем, насколько эти направления расходов соответствуют вектору развития бизнеса.

Однако реальность такова, что многие ИТ-директора не имеют формального бизнес-образования и вынуждены осваивать механизмы управления бюджетом в процессе работы. При этом бюджетирование отнюдь не стало проще. Понимание принципов создания и управления ИТ-бюджетом само по себе достаточно сложно. Если руководитель не понимает понимания механизмов создания и управления ИТ-бюджета, это ставит под удар всю работу ИТ-отдела. К тому же ИТ-директор вынужден работать в условиях, когда технологическое окружение и вендорские технологии, с которыми приходится иметь дело, непрерывно изменяются. Все это осложняет экономический анализ ИТ и затрудняет решения по затратам. Самая же главная проблема состоит в том, что ИТ-директору при планировании ИТ-бюджета придется в прямом смысле слова предсказывать события, расходы на проекты и аварийные ситуации на 12 месяцев вперед.

Введение в процессы бюджетирования

Не ставя себе целью всесторонне осветить бюджетные процессы, все же упомянем в начале цикла о бюджетах вообще. Корпоративный бюджет, создаваемый CFO, является планом доходов и расходов компании на следующий финансовый год. Успешные компании планируют будущее посредством сложноорганизованного годового бизнес-плана, которым обусловлены их финансовые и иные цели. Бюджеты создаются, чтобы можно было содействовать финансовому управлению и понимать ожидаемые затраты и финансовые цели компании. Бюджетирование позволяет финансовым структурам и менеджменту компании составить общую стратегическую картину, на основании которой можно выстроить порядок общения с вкладчиками, планировать затраты, необходимый уровень продаж и наличности для нормальной работы компании в предстоящем финансовом периоде.

Бюджеты ставят компанию в целом и каждого отдельного управляющего в определенные рамки затрат. Как правило, менеджмент компании следит за любыми существенными отклонениями от бюджета. В среднем допустимая норма отклонения находится в пределах пятипроцентного коридора, хотя это скорее похоже на среднюю температуру по больнице - для каждой конкретной строки бюджета необходимо задавать свою допустимую норму отклонения. Более существенные отклонения от бюджета означают, что существует какая-то проблема, присутствие которой и сказывается на увеличении оперативных затрат. Очень часто эти отклонения возникают, когда предположения руководителя соответствующего департамента при создании бюджета оказались неверными и что-то недоучитывается. На этот случай в бюджеты закладываются непредвиденные расходы на случай возникновения проблем в течение финансового года.

Кроме того, премиальные выплаты старшего управленческого звена, а также менеджеров среднего звена часто сильно привязаны к исполнению бюджета. Отсюда понятно, что бюджетирование многогранно и является весьма серьезным вопросом даже для маленьких компаний.

ИТ-затраты предприятия и ИТ-бюджет

Прежде всего ИТ-директор должен понимать ключевые моменты двух ключевых уровней финансового управления ИТ-отделом: ИТ-затратами в масштабе предприятия и бюджетом ИТ-отдела, и разницу между ними.

ИТ-затраты предприятия включают в себя:

• оперативные затраты, стоимость каждодневной работы ИТ;
• капитальные затраты, стоимость приобретения новых основных средств производства ИТ и стоимость оборудования в ИТ-проектах;
• затраты на внешние ИТ-услуги (консалтинг, аналитика) и аутсорсинг;
• затраты на внедрение новых ИТ-продуктов и технологий, а также на внешние технические консультации;
• затраты на унаследованные приложения, стоимость поддержки и усовершенствования устаревших приложений, которые поддерживают существующие бизнес-процессы;
• затраты на R&D, разработку собственных ИТ-систем, испытание новых ИТ-технологий и т. д.;
• зарплаты и бонусы ИТ-персонала;
• затраты на управление и администрирование, стоимость управления ИТ-отделом и стоимость затрат топ-менеджмента.

В отличие от ИТ-затрат в масштабе предприятия бюджет ИТ-отдела включает в себя:

• капитальные затраты ИТ-отдела, находящиеся под контролем финансового отдела компании и включающие в себя стоимость разработки и создания собственных программных приложений, затраты на покупку коробочного программного обеспечения и закупку аппаратного обеспечения для нужд ИТ-инфраструктуры;
• оперативные затраты ИТ-отдела, в которые включаются также расходы на амортизацию капитального имущества, находящегося в ведении ИТ-отдела (при этом затраты на информационные системы, поддержка которых финансируется другими отделами компании, в оперативные затраты ИТ-отдела не входят. Например, если отдел продаж нанимает программиста, чтобы создать пользовательское приложение баз данных для анализа продаж, то эти расходы будут приходиться на оперативные затраты отдела продаж);
• стоимость поддержки и улучшения программных приложений, принадлежащих ИТ-отделу;
• стоимость внедрения новых приложений и технологий (если они внедряются ИТ-отделом);
• расходы на поддержку инфраструктуры и административные затраты;
• расходы на ИТ-отдел (зарплаты и бонусы ИТ-сотрудников, внешние услуги для нужд ИТ-отдела).

Понятно, что главное отличие между ИТ-затратами в масштабе предприятия и бюджетом ИТ-отдела состоит в том, что ИТ-затраты предприятия включают в себя все затраты на ИТ всех отделов компании, а бюджет ИТ-отдела включает в себя только оперативные и капитальные расходы, которые напрямую относятся к функционированию ИТ-отдела и за которые отвечает ИТ-директор.

Основные компоненты ИТ-бюджета

В целом ИТ-бюджет состоит из шести ключевых компонентов:

• аппаратное обеспечение;
• программное обеспечение;
• затраты на оплату труда;
• внешние поставщики услуг;
• передача данных и коммуникации (в зависимости от компании сюда может входить или не входить стоимость голосовых коммуникаций);
• все прочие расходы, например на обучение, услуги HR-агентств или на юридические услуги.

Аппаратное обеспечение. В эту категорию попадают все некапитальные затраты на аппаратное обеспечение, включая амортизацию капитального аппаратного обеспечения. Сами же капитальные затраты на аппаратное обеспечение, например приобретение компьютеров или системного аппаратного обеспечения, отражаются в бюджете капитальных затрат компании в целом. Это имущество обычно теряет ценность в течение трех-пяти лет - в зависимости от того, как построена бухгалтерия, списывающая определенную часть стоимости продукции на оперативные годовые расходы.

В некоторых случаях некоторые незначительные приобретения аппаратного обеспечения не будут капитализироваться. Например, имущество с малым сроком жизни или слишком дешевое не имеет смысла капитализировать. На практике, как правило, CFO компании дает инструкции относительно того, что относится к капитальным затратам компании, а что к некапитальным затратам, подпадающим под затраты на аппаратное обеспечение, финансируемое из бюджета ИТ-отдела.

Итак, расходы на амортизацию аппаратного обеспечения, приобретенного в предыдущие годы, включаются в бюджет расходов ИТ-отдела на аппаратное обеспечение. Расходы на амортизацию подсчитываются на основе затрат на капитальное имущество, уже произведенных в прошедшем году. В некоторых случаях бухгалтерия позволяет увеличить или, наоборот, сократить срок амортизации имущества в зависимости от предполагаемого времени жизни данного имущества. Бывают случаи, когда оценочную стоимость проекта необходимо увеличить за счет того, что внедрение новой системы приводит к преждевременному устареванию существующей системы или аппаратного обеспечения. Это важный момент, который должен быть аккуратно учтен. Если неправильно провести анализ амортизации оборудования, в ИТ-бюджете могут появиться неожиданные цифры.

Кроме того, в бюджет расходов ИТ-отдела на аппаратное обеспечение обычно включаются затраты на апгрейды аппаратного обеспечения, ремонт и поддержку, а также на аренду и необходимую периферию (если последняя не идет в комплекте с приобретаемой системой, как, например, мыши, клавиатуры, жесткие диски и другие комплектующие).

Программное обеспечение. В эту категорию попадают все некапитальные затраты на программное обеспечение, например на дополнительные утилиты (утилиты резервного копирования) или ПО для нужд собственно ИТ-отдела, а также расходы на амортизацию программного обеспечения. Сама стоимость программного обеспечения - затраты и на создание программного обеспечения, и на пакеты программных приложений - отражается в бюджете капитальных затрат компании в целом. Эти затраты, как и аппаратное обеспечение, амортизируются в течение трех-пяти лет, в зависимости от принципов ведения бухгалтерии и процедур, принятых в компании.

Как и в случае с аппаратным обеспечением, бюджет ИТ-отдела включает в себя затраты на амортизацию ранее капитализированного ПО. Эти затраты подсчитываются на основе расходов на программное имущество за предыдущий год. Кроме того, в бюджет расходов ИТ-отдела на программное обеспечение включаются затраты на апгрейды и поддержку ПО, а также стоимость продления лицензий.

Затраты на оплату труда. В эту категорию попадают все затраты на внутренний ИТ-персонал: зарплаты, льготы, медицинские страховки, оплачиваемые отпуска, бонусы, сверхурочные и т. д. Некоторые компании включают в эту категорию также оплату услуг HR-агентств и стоимость обучения, тогда как другие перекладывают их в категорию прочих.

Внешние поставщики услуг. В эту категорию включаются все расходы на внешних консультантов и выплаты по контрактным обязательствам ИТ-отдела. Сюда будут включаться любые услуги, поставляемые третьими компаниями, такие как системы восстановления и резервного копирования, несистемные запоминающие устройства, шрединг и т. д. В некоторых случаях внешние расходы на консультантов могут быть капитализированы как часть большого проекта (например, при внедрении крупной ERP-системы).

Передача данных. В эту категорию включаются затраты на аренду линий связи для передачи и данных, услуг Интернет-провайдеров и операторов связи. Некоторые компании включают в эту категорию стоимость услуг по передаче голоса, однако по этому поводу нет четких рекомендаций.

В следующей части цикла читайте: «Техники оценки основных компонентов ИТ-бюджета».

С операционными планами, в которых внимание сосредоточено на натуральных показателях, тесно связаны финансовые планы (бюджеты). Под корпоративным бюджетом обычно понимают комплексный план деятельности компании, выраженный в финансовых показателях (статьях) и охватывающий определенный интервал времени. Соответственно, под бюджетированием понимается вся совокупность управленческих процессов, обеспечивающих жизненный цикл бюджета. В это понятие входит разработка бюджета (включая согласование и утверждение), контроль его исполнения (оценка соответствия плана и факта), а также анализ причин отклонений фактических данных от плановых. Таким образом, бюджетирование включает в себя два основных элемента - планирование и контроль.

Схематично связь бюджетирования со стратегическим корпоративным управлением может быть представлена так, как показано на рисунке:

Рис. 4.1. Взаимосвязь стратегического планирования и бюджетирования

Функции планирования и бюджетирования

Будучи комплексными управленческими процессами, планирование и бюджетирование оказывают столь же комплексное влияние на систему корпоративного управления. Среди основных функций системы планирования и бюджетирования можно выделить следующие:

· планирование и координация;

· принятие решений и делегирование полномочий;

· оценка деятельности;

· оценка и переоценка тенденций;

· взаимодействие и мотивация персонала;

· контроль и анализ.

Структура бюджета предприятия

Как правило, структурирование корпоративного бюджета предусматривает наличие двух групп планов - функциональных (или операционных) бюджетов и основного бюджета (иногда его называют мастер–бюджетом). Типовая структура бюджета схематично может быть представлена так, как показано на рисунке.

Рис. 4.2 Типовая структура бюджета предприятия

В состав группы функциональных бюджетов предприятия входят:

· бюджет продаж - план, выраженный, прежде всего, в финансовых терминах, но допускающий и присутствие натуральных показателей. Часто наибольшие трудности вызывает составление именно этого бюджета, что объясняется большой степенью неопределенности исходных данных;

· бюджет производства - строится путем корректировки бюджета продаж с учетом уровня входящих (на начало периода планирования) и исходящих (на конец периода) запасов готовой продукции и незавершенного производства. Как правило, также включает натуральные показатели;

· бюджет производственных затрат - содержит объемы ресурсов, необходимых для выполнения плана производства, а также потребности в закупках ресурсов со стороны, с учетом входящих и исходящих складских позиций по материалам. Этот бюджет, как правило, строится в разрезе отдельных видов ресурсов (материалы, труд, косвенные затраты) и также выражается как в стоимостных, так и в количественных единицах;

· бюджет себестоимости продаж - строится путем корректировки бюджета производственных затрат (включая закупки) с учетом входящих и исходящих запасов как материалов, так и готовой продукции;

· бюджет непроизводственных затрат - включает затраты на маркетинг, управление, а также другие затраты непроизводственного характера, обобщенные в разрезе финансовой структуры организации (центров финансовой ответственности, центров затрат, центров доходов).

Что касается основного бюджета, то он консолидирует в себе информацию, представленную в перечисленных выше отдельных планах, и, как правило, включает три основные составляющие:

· бюджетный баланс - отчет, характеризующий финансовое состояние предприятия на конец бюджетного периода. Часто дополняется показателями движения основного и оборотного капитала за период;

· бюджетный отчет о прибылях и убытках - строится на основе бюджета продаж, бюджета себестоимости продаж и бюджета непроизводственных затрат;

· бюджет движения денежных средств - строится с учетом сроков финансовых поступлений и платежей, принимая во внимание условия расчетов с дебиторами и кредиторами.

Кроме того, основной бюджет часто дополняется таким элементом, как бюджет капитальных вложений (инвестиционный бюджет). По сути, этот бюджет представляет собой «выжимку» из вышеперечисленных частей основного бюджета, в части капитальных затрат и проектов.

К числу важных теоретических понятий, знание которых необходимо при построении системы бюджетирования относятся понятия жесткого и гибкого бюджетов. Различие состоит в том, учитывается ли при составлении бюджета зависимость бюджетных показателей от интенсивности операций (уровня деловой активности) предприятия.

Жесткий бюджет, составляется для одного фиксированного (планового) уровня производства и поэтому не учитывает различий между постоянными и переменными затратами. Поэтому такой бюджет малопригоден для анализа отклонений по затратам в том случае, если фактический уровень производства существенно отличается от планового.

Гибкий бюджет исходит из различий в поведении постоянных и переменных затрат и представляет собой «комплект», состоящий из нескольких жестких бюджетов, каждый из которых соответствует определенному уровню активности (или диапазону уровней). При этом значения уровней активности выбираются так, чтобы отразить существенные точки, по достижении которых поведение затрат существенно меняется. При контроле исполнения бюджета плановая часть пересчитывается, исходя из фактического уровня активности или других факторов, относительно которых был запланирован жесткий бюджет. Это позволяет обеспечить сопоставимость плановых и фактических данных.

Еще один важный теоретический аспект - принципы пересмотра и корректировки бюджета. Многие компании предпочитают использовать скользящий бюджет. Это - бюджет, который регулярно обновляется с течением времени; при этом к периоду планирования добавляется один интервал времени в будущем (скажем, месяц или квартал) и вычитается один (истекший) период в прошлом. Таким образом, решается важная управленческая задача - компания всегда располагает планом на последующие двенадцать (или более) месяцев, причем сам бюджет постоянно поддерживается «актуальном» состоянии, с учетом всей информации, имеющейся в распоряжении менеджеров на момент его пролонгации.

Наконец, еще одно понятие, которое, по мнению авторов, заслуживает внимания, - функционально–стоимостное бюджетирование (activity based budgeting, ABB). Этот метод является логическим продолжением хорошо известной (но весьма редко применяемой на практике, особенно в России) концепции функционально–стоимостного учета (Activity Based Costing, ABC). Подход ABB аналогичен подходу ABC: затраты потребляются функциями, а функции потребляются продуктами. Поэтому функционально–стоимостное бюджетирование предусматривает: выделение основных функций, определение для каждой из них измерителей активности (носителей затрат), определение стоимости единицы каждого носителя затрат, а затем - определение плановых уровней активности и соответствующих плановых затрат.

В мировой практике особую роль играют бюджетирование, ориентированное на результаты (БОР) и комплексное среднесрочное планирование расходов в рамках жестких бюджетных ограничений. БОР - это метод планирования, исполнения и контроля за исполнением бюджета, обеспечивающий распределение бюджетных ресурсов по целям, задачам и функциям с учетом приоритетов корпоративной стратегии и значимости ожидаемых непосредственных и конечных результатов использования денежных средств. БОР дает возможность соизмерять затраты и результаты, выбирать наиболее эффективные пути расходования денежных средств, своевременно оценивать степень достижения запланированных результатов и их качество. Результаты могут оцениваться как количественными, так и качественными показателями, главное требование к которым - измеримость и сопоставимость. Основополагающий принцип БОР - обеспечение взаимосвязи между выделяемыми бюджетными ресурсами и ожидаемыми результатами их использования.

Одной из наиболее заметных проблем современного управления предприятием является планирование затрат на ИТ. Это болезненный вопрос как для топ - менеджмента предприятий, так и для ИТ-директоров.

Практика показывает, что ИТ - один из секторов, наиболее плохо поддающихся управлению. Менеджер оценивается по результату и по тому, чего стоило достижение данного результата. Результат представляет собой в данном случае некую технологию, которая увеличивает производительность предприятия, его эффективность, уровень удовлетворенности клиентов, конкурентоспособность, гибкость и прибыль предприятия в целом, а также открывает новые источники доходов.

Фонды, выделенные на ИТ, должны как покрывать потребности компании, так и позволять держать высокую конкурентоспособность. Чтобы представить картину расходов на ИТ в целом, требуется провести исследование затрат за пределами ИТ - отдела, то есть скрытых затрат, которые обычно опускаются из расчетов.

Выходные данные до последнего времени тоже просчитывались не особо тщательно, так как вычислить связь между затратами на ИТ и прямыми доходами бизнеса бывает сложно. В результате мы получаем нечеткое представление о затратах на входе, умноженное на нечеткое понимание цифр на выходе. Поэтому формирование эффективного ИТ бюджета является актуальной задачей.

Аналитики Gartner Group выделяют три типа компаний по их подходу к внедрению ИТ:

· активные сторонники новых технологий: расходы на ИТ составляют 3,4% от оборота и более. Эти компании охотно пробуют технологические новинки. Таких, по подсчетам Gartner, 15%;

· идущие в основном потоке: расходы на ИТ лежат в пределах 1,8-3,4% от оборота. Таких 65%;

· консерваторы: расходы на ИТ - менее 1,8% от оборота. Эти компании внедряют только апробированные решения, стараются экономить на ИТ. CIO здесь, как правило, подчинен финансовому директору - CFO. Таких 20%.

Для российских компаний необходимо сделать поправку. Адептами новых технологий будем считать компании, которые тратят на ИТ более 2% от оборота. Консерваторами - тех, чьи расходы на ИТ составляют менее 0,5% от оборота. Остальные - идущие в основном потоке (mainstream). Распределение по типам оказывается таким же, как для западных компаний: адептов в России даже несколько больше, чем консерваторов. Исповедуемый компанией подход к внедрению ИТ влияет на структуру ИТ - бюджета.

ИТ - бюджет может складываться из нескольких составляющих:

· Аппаратное обеспечение (все приобретенное за отчетный период аппаратное обеспечение, включая коммуникационное и телекоммуникационное оборудование, офисное оборудование и оборудование, взятое в долгосрочную аренду).

· Программное обеспечение (ПО защиты данных, интеграция приложений, системы ERP класса, инструменты анализа и исследования данных, ПО порталов, системы управления базами данных)

· Все приобретенные за отчетный период программные приложения и системное ПО (сюда не входит собственно разработка программ и услуги по внедрению).

· Внешние ИT-услуги: все услуги по эксплуатации, поддержке, консалтингу, обучению, разработке программ, интеграции и услуги аутсорсинга.

· Е-услуги.

· Собственный ИT-персонал: затраты на собственный ИТ-персонал, даже если расходы на него не включены в ИТ-бюджет.

В мировой практике существует четыре пути оценки необходимого уровня затрат на информационные технологии (ИТ бюджета)

Какого-либо единого стандарта для оценки уровня необходимых затрат на информационные технологии не существует. К ним относятся:

· сравнение показателя затрат на ИТ как процента от дохода в компании с группой родственных компаний (по индустрии или по-другому сравнительному признаку);

· сравнение показателя затрат на ИТ как процента от дохода компании с другими компаниями аналогичного размера (в данном случае эффективно под «размером» компании понимать «оборот» компании);

· сравнение показателя ИТ-затрат на сотрудника ИТ-отдела с аналогичными данными по родственным компаниям или по индустрии в целом;

· оценка по формуле Пола Страссмана.

Подход 1. ИТ - бюджет как процент от оборота компании

Уровень затрат на ИТ варьируется в основном в пределах 1-10% от общего годового бюджета компании. Это зависит от сектора экономики, к которому относится компания, и специфической ситуации в ней.

Что, собственно, является «правильным» уровнем, очень сильно зависит от индустрии, размера предприятия, конкурентного окружения и концентрации потребителей. Статистика позволяет сделать несколько полезных наблюдений:

· отрасли с высокой концентрацией ИТ - сотрудников соответственно имеют более высокие уровни ИТ - затрат;

· отрасли с высокой концентрацией физического труда - более низкие уровни

· в отраслях, связанных с анализом данных или интенсивным применением информационных технологий, уровень ИТ - затрат выше;

· отрасли с высоким процентом доходов, как, например, финансы, тратят на ИТ больше, чем индустрии с низкими показателями доходов, как, например, дистрибуция.

В среднем затраты на ИТ составляют 3,7% от оборота, если брать данные по всем компаниям. Однако для каждой конкретной индустрии не существует определенной суммы, которую надо затратить на ИТ, чтобы оставаться конкурентоспособным. Приведенные результаты анализа для различных отраслей могут использоваться как начальные отправные цифры. Если доступны данные для родственной группы компаний - то начальная цифра, на которую можно опереться, будет еще более точна. Однако управление компанией не должно автоматически увеличивать или снижать ИТ - затраты компании, опираясь на эти цифры. Гораздо важнее понять, почему показатель, к которому в конце концов сведется ИТ - бюджет, будет выше или ниже.

Подход 2. ИТ - затраты на сотрудника ИТ - отдела

Этот подход хорош в том случае, если ИТ - затраты движимы в основном количеством профессиональных ИТ - сотрудников, или в компаниях, где работа так или иначе связана с ИТ - ресурсами.

Однако метод имеет серьезный недостаток: он практически не работают, если часть ИТ - услуг отдана на аутсорсинг.

Подход 3. ИТ - бюджет в зависимости от размера компании

Статистика позволяет сделать один важный вывод: компании, достигшие уровня 500 сотрудников, выходят на новый уровень ИТ - бюджета, когда они уже могут экономить на эффекте масштаба. Эффект масштаба имеет важное влияние на уровень затрат.

Эффект масштаба возникает, когда размер компании позволяет выйти на более высокий уровень экономии при крупных закупках. Кроме того, рост компании позволяет снизить общие затраты в процентном отношении, хотя абсолютная цифра затрат, как правило, увеличивается. Вот некоторые примеры источников экономии, проявляющихся при эффекте масштаба.

· ERP-системы. По сути, это экономия на высокой стоимости внедрения ERP-системы. По мере роста компании ERP-система может поддерживать более серьезные объемы производства практически без какого-либо увеличения затрат, таким образом снижая процент затрат на ИТ. Кроме того, большое количество лицензий выгоднее.

· Инфраструктура help - desk. В больших организациях стоимость ИТ - затрат на поддержку рабочих мест распределена среди всего количества рабочих мест.

· Управление ИТ - отделом. По мере того как компания производит больше товаров и оборот увеличивается, стоимость управления ИТ - отделом снижается.

· Закупки оборудования и ПО. Более крупные компании получают большие скидки. Здесь важно также заметить, что подчас можно получить контрэффект масштаба в связи с отсутствием стандартов, многоплатформенностью или рядом других факторов.

Но с масштабом связана и основная проблема анализа по размеру компании. Проблема в том, что основная масса показателей по отраслям собирается и анализируется на основании данных деятельности крупных компаний. В такого рода статистике среднее по индустрии не будет прямо относиться к сравнительно небольшим компаниям. Экономические механизмы действуют по-разному в отношении крупных и мелких предприятий. Для крупных компаний вступает в силу «эффект масштаба" - повышение эффективности от роста масштаба производства. Это сильно мешает разобраться, что же происходит в компаниях среднего и малого размера. Поэтому показатели относительно родственных компаний приобретают незаменимую важность для маленьких компаний.

Подход 4. Анализ ИТ-бюджета по Страссману

Ведущий теоретик в области ИТ-инвестиций Пол Страссман в книге «The Squandered Computer" предложил альтернативный метод подсчета ИТ - затрат. Его метод основан на анализе изменений некоторых показателей компании. При этом Страссман утверждает, что небольшое количество показателей способно предсказать необходимый уровень затрат ИТ. Формула Страссмана для подсчета ИТ-бюджета такова:

ИТ-бюджет = K + (AxF) + (BxH) + (CxM) + (DxN) - (ExP), (1)

K - фиксированные ИТ-затраты, которые не изменяются (некое константное значение, зависящее от размера предприятия, его местоположения, отрасли, типа, предыдущего уровня оснащенности ИТ. Высчитывается при помощи специального обследования ИТ - инфраструктуры предприятия, уровней ее информационной продуктивности и управляемости информационной инфраструктурой).

A, B, C, D и E - вес каждой категории, рассчитывающийся специально для родственных компаний (значения, различные для конкретных составляющих. Данные для различных подразделений компании существенно различаются. Для руководителей высшего уровня коэффициент отрицателен. Напрямую связан с коэффициентом участия конкретной службы в получении прибыли для предприятия).

F - общие и административные ИТ-затраты.

H - прибыль компании после налогообложения.

M - количество ПК в компании, включая ноутбуки.

N - количество сотрудников, связанных с интеллектуальным трудом (knowledge wokers), в компании.

P - количество менеджеров высшего и среднего звена в компании (Работники, которые выполняют критические и уникальные для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня, финансовых служб, например, сюда входит и административный ИТ - персонал, а также мобильные работники, часто находящиеся в поездках, обычно работающие с очень хрупкой и дорогой техникой).

Бюджет на ИТ, полученный в результате использования приведенной формулы, можно назвать пассивным. Дело в том, что он показывает, сколько денег надо вложить в ИТ-инфраструктуру. И лишь через год можно корректировать будущий бюджет с учетом тех технических, финансовых, управленческих изменений, которые произойдут на предприятии за это время.

Следует отметить, что в мировой практике при постоении эффективного ИТ бюджета очень часто используют концепцию общей стоимости владения ИТ (ТСО), которая была выдвинута Gartner Group в конце 80-х годов (1986-1987) и в настоящий момент разработана для большинства информационных технологий, систем и платформ. Естественно, что для определенного класса систем существует своя специфика определения ТСО. ТСО является ключевым количественным показателем информационных технологий и информационных систем (ИС) в компании, так как позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, анализировать их и соответственно управлять ИТ - затратами (ИТ - бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ.

В целом, для оценки экономического эффекта от внедрения информационных технологий компании используют ряд показателей эффективности, которые позволяют косвенно оценить преимущества использования той или иной системы. Одними из таких показателей могут быть:

· Показатель совокупной стоимости владения информационной системой (ТСО).

· Показатели экономической эффективности от удовлетворения потребностей бизнеса (например, внутренняя норма доходности и т.п.).

· Коэффициенты возврата инвестиций в инфраструктуру предприятия (ROI).

В связи с этим показатель совокупной стоимости владения (ТСО) является ключевым показателем:

· в обосновании затрат на существующие ИТ или будущие проекты,

· в доказательстве эффективности существующих ИС/ИТ или будущих проектов,

· в «борьбе» за ИТ бюджет,

· в доказательстве эффективности работы ИТ департамента Совету директоров или акционерам компании, далеким от информационных технологий, но разбирающимися в расходовании средств.

В основу модели ТСО положены две категории расходов (затрат): прямые (бюджетные) и косвенные.

· центральный ИТ департамент компании, ответственный за развитие и поддержку корпоративной ИС, корпоративной сети и т.д. (верхний корпоративный уровень),

· группы по поддержке и развитию ИТ, имеющиеся внутри производственных и административных подразделении компаний (местный уровень отделов)

· отдельных групп специалистов, обеспечивающих специализированные виды услуг, например, услуг связи в передачи данных

Прямые расходы включают в себя следующие группы затрат:

· капитальные затраты (оборудование и программное обеспечение (ПО)),

· расходы на управление ИТ,

· расходы на техническую поддержку HW и SW,

· расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами,

· расходы на аутсорсинг,

· командировочные расходы,

· расходы на услуги связи,

· и некоторые другие группы расходов.

Существуют отдельные методологии определения составляющих ТСО по выше указанным группам прямых расходов.

Поясним это на примере. При определении капитальных затрат на оборудование расходы должны включать:

· расходы на приобретение нового оборудования и его замену,

· средства, вырученные от продажи или передачи оборудования,

· амортизация оборудования,

· затраты на сетевое оборудование и соединения (кабели, концентраторы, карты, которые как правило, не амортизируются),

· расходы на приобретение периферийных устройств,

· расходы на приобретение дополнительной оперативной памяти (при этом следует учитывать амортизацию оборудования),

· расходы на дополнительные дисковые устройства (HDD) (при этом следует учитывать амортизацию оборудования),

· расходы на замену оборудования (при этом следует учитывать амортизацию оборудования),

· прочие расходы по оборудованию.

Расходы по оборудованию - наиболее простая группа для расчетов ТСО.

Аналогично рассматриваются все другие группы прямых расходов (программное обеспечение, техническая поддержка, управление и т.д.) Всего до десяти групп прямых расходов. Каждая группа имеет специфику расчетов.

Наиболее трудоемкую для расчетов группу расходов составляют расходы на управление. Сюда входят, в том числе, и расходы на проектирование, управление проектами, администрирование сетей, преодоление чрезвычайных ситуаций, настройки систем и подсистем, управление контрактами на закупку и управление поставками.

Расчеты по группам расходов, поддержка и разработка прикладного ПО, тоже довольно трудоемки.

Косвенные расходы

Здесь можно выделить две группы источников возникновения косвенных расходов, связанных с использованием информационных технологий.

Природа первой группы косвенных расходов кроется в том, что, если информационная система спроектирована плохо (например, большое время остановок сервера), то это вызывает непроизводительное расходование времени у пользователей (перерывы в работе) или даже потери в бизнесе компании. Как правило, косвенные расходы трудно определить напрямую. Однако их следует учитывать при проектировании информационных систем и организации технической поддержки. Следует различать плановое время неработоспособности и сверхнормативное.

Природа второй группы косвенных расходов кроется в организационной стороне информационных технологий и состоит в том, что вследствие ненадлежащей поддержки со стороны штатных сотрудников информационных технологий их конечные пользователи внутри компании сами вынуждены заниматься вопросами восстановления работоспособности, самообучением и т.д., что также уменьшает производительное их время работы.

Косвенные расходы находятся за рамками бюджетов на информационные технологии, однако, они могут играть существенную роль в оценке решений по проектам.

Косвенные расходы по первой группе «Неработоспособность системы» могут быть рассчитаны по методу определения производственных потерь.

Косвенные расходы по второй группе «Непроизводительные усилия конечного пользователя, связанные с информационными технологиями» определяются с помощью полевых и статистических исследований, включающий интервьюирование пользователей системы.

Вне зависимости от того, какие из путей будут выбраны, начальные этапы оценки необходимого уровня затрат на ИТ одинаковы и требуют:

· Проведения анализа текущих ИТ - затрат. Такой анализ может быть сделан полностью и должен включать в себя:
- базисные затраты на ИТ: четко фиксированные ИТ-затраты;
- переменные затраты на ИТ: порция затрат, которая меняется в связи с изменением бизнес-активности, в зависимости от уровня требований бизнес-отделов, уровня услуг и т.д.;
- общие затраты на ИТ, включая все скрытые затраты.

· Приведения в соответствие затраты на ИТ с бюджетными категориями. Основные бюджетные категории затрат были перечислены ранее. Затраты, разбитые по группам, облегчат дальнейший анализ.

Сравнительный анализ (по компаниям с аналогичным профилем) может задать определенные отправные точки для определения ИТ-бюджета. Дальнейшие решения по поводу того, как должен выглядеть ИТ-бюджет, уже надо делать исходя из контекста конкретной компании. Если, например, компания растет медленно, то минимальные цифры выглядят как разумное решение вне зависимости от того, какой политики придерживаются конкуренты. Поэтому ИТ-директор должен рассматривать бизнес-стратегию компании, прежде чем принимать определенные решения. В любом случае ИТ-директор должен привести результаты своего анализа в соответствие с бизнес - стратегией компании.

Если уровень реальных затрат компании соответствует той цифре, которая получается как результат сравнительного анализа, возможно, что никаких дальнейших действий и не требуется. Если же текущие расходы и теоретическая оценка расходов существенно отличаются друг от друга, необходимо серьезно задуматься над существующей политикой составления ИТ - бюджетов. Важно помнить, что окончательная задача всех вышеописанных усилий - затратить на ИТ столько, чтобы выйти на уровень, когда каждый рубль, затрачиваемый на ИТ, будет оборачиваться чистой прибылью.

Среди решений, входящих в комплекс Business Performance Management, системы планирования и бюджетирования занимают особое место. Дело в том, что сегодня именно это направление является наиболее востребованным, и часто именно с этих задач предприятия начинают внедрение своих BPM–систем. Подчеркнем необходимость интеграции системы бюджетирования с системами учета и оперативного планирования (как правило, эти функции реализуются в системах класса ERP). Такая интеграция необходима, поскольку именно эти системы содержат значительную часть данных для разработки бюджетов, а также практически всю фактическую информацию, необходимую для контроля. Интеграция специализированной системы бюджетирования с корпоративной ERP–системой может считаться наилучшим решением, что подтверждается практикой ведущих международных компаний. Следует также обратить внимание на интеграцию системы бюджетирования с корпоративной аналитической системой (Management Information System, MIS). Такие системы, как правило, строятся с применением OLAP–технологий (On–Line Analytical Processing) и обеспечивают информационную поддержку руководителей высшего и среднего звена. Сочетание системы бюджетирования с корпоративной аналитической системой предоставляет руководителю качественно новые возможности.

Возможности пакета Microsoft Dynamics Axapta в области автоматизации деятельности предприятия охватывают все стороны бизнеса, включая производство и дистрибуцию, управление цепочками поставок и проектами, финансовый менеджмент и средства бизнес - анализа, управление взаимоотношениями с клиентами и управление персоналом.

Microsoft Axapta обеспечивает все возможности для ведения своевременного, полного и достоверного финансового учета, бюджетирования, управления денежными потоками и анализа финансовых показателей. Система предоставляет возможности создания, просмотра и анализа многомерных аналитических отчетов по финансовым показателям, позволяет отслеживать финансовые потоки.

С помощью пакета Microsoft Axapta можно управлять складскими запасами на предприятии, оперативно реагировать на потребности клиентов и обеспечивать своевременную отгрузку товаров в кратчайшие сроки.

Система интегрирована с торговым оборудованием, кассовыми аппаратами, весами и другим технологическим оборудованием торгового или промышленного предприятия.

Централизованное хранение всей информации о всем спектре отношений с клиентами позволяет точно оценивать текущую ситуацию и выявлять наметившиеся тенденции.

Помимо стандартных возможностей систем класса CRM (Customer Relationship Management), пакет Microsoft Axapta позволяет создавать новые конфигурации конечной продукции тут же оценивая предварительные сроки выполнения заказа и его стоимость.

Функциональность производственного контура Microsoft Dynamics-Axapta позволяет полностью контролировать процесс прохождения производственного заказа по всем этапам производственного цикла от расчета потребностей в материалах и производственных ресурсах до появления готовой продукции. Гибкие механизмы планирования производства в системе не только отслеживают изменения, которые произошли во внешней и внутренней среде предприятия, но и предлагают откорректировать сроки выполнения спланированных заказов согласно новым условиям.

Управление проектами в Microsoft Axapta позволяет улучшить материальный и финансовый контроль за краткосрочными и долгосрочными проектами. Причем реализованная функциональность позволяет полностью управлять всеми этапами проекта.

Управление персоналом – это еще одно из назначений пакета Microsoft Axapta.

Корпоративный портал системы Microsoft Axapta - это комплексное веб - приложение, которое, предоставляет персоналу компании, ее клиентам и поставщикам доступ к корпоративной информации и различные сервисы по ее обработке. Портал основан на системе ролей, поэтому каждый пользователь имеет доступ только к той информации и функциям ERP-системы, которые нужны в работе именно ему. Microsoft Axapta обеспечивает вас прочной основой взаимодействия в режиме реального времени с вашими клиентами, партнерами, персоналом и поставщиками.

Система Microsoft Axapta- это решение, соответствующее законодательным и рыночным требованиям РФ. На данный момент версия Microsoft Axapta, поставляемая на российский рынок полностью соответствует требованиям российского бухгалтерского и налогового учета.

Таким образом, пакет Microsoft Axapta обеспечивает информационную поддержку управления широким спектром направлений деятельности компании.

Формирование бюджета и обоснование затрат на ИТ - достаточно простая процедура, которая позволяет руководству компании увидеть выгоды инвестирования в технологии, а техническим специалистам разделять ответственность за состояние ИТ-инфраструктуры с руководством.

Планирование бюджета на ИТ можно разделить на три этапа:

Первый этап: сбор информации

Для составления (и обоснования) бюджета на ИТ нужно знать:

1. Что компания уже купила в прошлом и за что продолжает платить в настоящем, а именно:

• используемое и находящееся в резерве оборудование,
• лицензии на программное обеспечение,
• сервисные контракты,
• операторские услуги,
• расходные материалы и затраты на них.

2. Какие информационные технологии используются в компании и для чего.

Полный список услуг (ИТ-сервисов), которые использует бизнес в своей работе, начиная от банальных «электронная почта», «печать документов», «телефонная связь», заканчивая системами управления, безопасности и специфическими бизнес-приложениями.

Как вы сможете использовать этот каталог услуг (ИТ-сервисов)? Читайте в конце.

3. Какие цели, планы и задачи у компании на ближайший финансовый период, какие проблемы должны быть решены?

Реорганизация подразделений, увеличение персонала, появление новых задач, изменение требований по производительности, надежности и безопасности работы информационных систем.

На данном этапе полезно пообщаться как с руководством компании, так и с руководителями структурных подразделений, чтобы понять их потребности по изменению качества обслуживания, надежности, удобства работы с системами, а также уточнить список используемых ими ИТ-сервисов. Дополнительно можно провести анкетирование пользователей, собрать полученные за последнее время обращения.

Второй этап: анализ

Задача данного этапа – найти те точки, которые мешают в текущий момент достичь поставленных целей или могут помешать в будущем. Для этого рекомендую проанализировать следующие показатели:

• Производительность.

Хватает ли производительности систем в настоящий момент всем пользователям? Соответствует ли текущий уровень производительности систем ожиданиям бизнеса? Что сейчас является слабым звеном? Хватит ли производительности, если нагрузка вырастет в соответствии с планами по развитию?

• Надежность.

Достаточные ли меры приняты для обеспечения сохранности данных? Допустимо ли менять оборудование по мере выхода из строя или стоит его обновить заранее? Сможете ли вы в случае сбоя восстановить работоспособность в требуемые сроки или требуется заранее приобрести дополнительное оборудование или программное обеспечение для этого? Есть ли какие-то известные проблемы, которые влияют на безотказность работы ИТ-систем?

• Функциональность.

Решают ли существующие приложения задачи пользователей и бизнеса? Решают ли они их эффективно? Что компания недополучает сейчас? Что нужно изменить, чтобы соответствовать будущим требованиям? Актуальны ли существующие бизнес-приложения вообще?

• Безопасность.

Защищены ли данные компании от внешних угроз? А от внутренних? Соответствует ли система защиты уровню угроз? Как изменятся требования к информационной безопасности в обозримом будущем?

• Удобство.

Создает ли что-нибудь дискомфорт в работе пользователей с компьютерной техникой? Удобно ли расположены принтеры в офисе, сильно ли шумят компьютеры, все ли интерфейсы и системы понятны для пользователей, жалуются ли они еще на что-то? Можно ли это улучшить?

• Операционные расходы.

Оптимальны ли существующие операционные расходы? Соответствуют ли они рыночной стоимости? В какие суммы ежемесячно обходится компании тот или иной сервис? Из чего состоят эти расходы? Можно ли их уменьшить без ущерба для компании?

• Запасы

.
Есть ли необходимые расходные материалы? Сколько нужно будет дополнительного оборудования и лицензий в случае расширения? Нужны ли будут дополнительные разовые или постоянные услуги в случае планируемого развития бизнеса?

Третий этап: формирование бюджета и обоснование

Собственно, вся основная работа выполнена на прошлых этапах. Последняя задача - представить полученные выводы руководству в понятном и удобном для принятия решений виде. Я обычно разделяю все расходы по следующим категориям:

• Операционные расходы на поддержание деятельности: расходные материалы, сервисные контракты, услуги, оплата труда специалистов.
• Необходимые капитальные вложения, в случае отсутствия которых возможны серьезные потери для бизнеса. Сюда относятся расходы, которых компании не избежать и вопрос лишь в том, будет она инвестировать деньги в это заранее, или когда уже понесет обозначенные потери.
• Рекомендуемые инвестиции – в сочетании с необходимыми позволяют значительно повысить показатели работы, а также устранить риски, которые могут оказать негативное влияние на бизнес.
• Расходы, связанные с развитием – необходимый объем инвестиций для обеспечения работы систем и поддержания качественных показателей в случае реализации планов по росту бизнеса.
• Возможные инвестиции, позволяющие улучшить функциональные возможности и/или удобство работы сотрудников с ИТ-системами. Данный пункт является красной тряпкой для финансистов, позволяя им при согласовании бюджета отказать вам в этой части и тем самым с честью выполнить свой долг, не опасаясь за последствия.

И последняя, но самая важная деталь – это обоснование каждой из статей бюджета. Бизнес, к сожалению, не оперирует понятиями «шестилетний сервер» и ничего не понимает в технике - он оперирует только категориями потребностей в ИТ-сервисах, возможностями, рисками и их стоимостью для бизнеса. Каталог услуг (ИТ-сервисов), который вы делали в самом начале, нужен вам для того, чтобы общаться с руководством компании на одном языке – это ваша точка взаимопонимания. Выявив потребность в оборудовании, программном обеспечении, персонале и пр. обосновывайте необходимость в них конкретными показателями работы конечных ИТ-сервисов (риски, качество, скорость реакции и пр.), которые получает или получит бизнес.

Успехов!

Иван Кормачев
Компания «Департамент ИТ»